Werkplekreservering: eenvoudig een werkplek reserveren
Op drukke kantoordagen zoeken medewerkers naar een vrije werkplek, terwijl op andere dagen een groot deel van het kantoor leeg blijft. Met werkplekreservering zien medewerkers vooraf welke plekken beschikbaar zijn, waar collega’s zitten en welke werkplek past bij hun werkdag.
Reflex Workplaces is een werkplek reserveringssysteem voor hybride werkomgevingen. Medewerkers reserveren vooraf of op de dag zelf een werkplek via Microsoft Teams, Outlook, de browser of de mobiele app. Op kantoor kunnen zij inchecken via de QR-code op de werkplek.
Facility Management houdt ondertussen zicht op actuele reserveringen, aanwezigheid en beschikbare capaciteit. Zo wordt duidelijk waar drukte ontstaat en hoe werkplekken gedurende de week worden gebruikt.
Zij vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Wat is werkplekreservering?
Werkplekreservering betekent dat medewerkers vooraf of op de dag zelf een bureau of flexplek boeken. Het sluit direct aan bij hybride werken en is vergelijkbaar met begrippen als desk booking of flexplek reserveren.
Zonder systeem kost dit veel tijd. Medewerkers besteden gemiddeld 18 minuten per dag aan het zoeken naar een plek, vergaderruimte of parkeerplaats. Dat is ruim 70 uur per jaar. Bijna twee hele werkwerken aan productieve uren die verloren gaan.
Voor facility- en IT-managers, maar ook voor medewerkers, levert dit frustraties op:
- Onzekerheid over bezetting en capaciteit
- Klachten dat er “nooit een plek vrij is”
- Teams die elkaar mislopen doordat ze verspreid zitten
- Geen betrouwbare data om beleid en inrichting te sturen
Een goed reserveringssysteem lost dit op en geeft zowel collega’s als management grip.
Voordelen van een werkplekreservering systeem
Een professioneel systeem voor werkplekreservering biedt strategische voordelen:
- Zekerheid voor medewerkers: vooraf weten dat er een plek beschikbaar is
- Betere benutting van kantoorruimte: grip op m² en kostenbesparing
- Feiten en cijfers voor facility managers: sturen op harde data
- Flexibiliteit in inrichting: capaciteit aanpassen op basis van gebruik
- Samenwerking bevorderen: teams plannen makkelijker samen
Met Reflex Workplaces wordt reserveren onderdeel van een groter geheel: inzicht in hoe het kantoor écht gebruikt wordt. Zo maakt het management gefundeerde keuzes, van schoonmaakrondes tot vastgoedstrategie.
Ultiem gemak voor gebruikers
De kracht van werkplekreservering zit in eenvoud. Hoe makkelijker boeken gaat, hoe hoger de adoptie. Reflex Workplaces combineert daarom zes kernfunctionaliteiten:
- Reserveren vanaf interactieve plattegronden: in 2D en 3D direct zien welke plekken vrij zijn. Dit sluit naadloos aan bij desk booking.
- Collega’s zoeken en vinden: handig om samen te werken en fysiek af te stemmen.
- In- en uitchecken via QR-codes: medewerkers scannen bij aankomst eenvoudig de werkplek, waardoor realtime inzicht in aanwezigheid ontstaat. Ad hoc reserveren kan ook via de QR-codes.
- No-show functionaliteiten: reserveringen vervallen automatisch als iemand niet komt opdagen.
- Single sign-on via Microsoft 365 en Google Workspace: inloggen gaat vanzelf, zonder extra wachtwoorden.
- BHV App: altijd inzicht in wie aanwezig is, cruciaal voor veiligheid.
Bekijk hier alle kenmerken van Reflex Workplaces.
Begin nu met werkplekreservering
Met het werkplek reserveringssysteem van Reflex vinden en reserveren medewerkers eenvoudig een passende werkplek. Dat kan via Microsoft Teams, Outlook, de browser of de werkplek reserveren app van Reflex Workplaces.
- Reserveer werkplekken via een overzichtelijke 2D- of 3D-plattegrond
- Bekijk wanneer collega’s op kantoor zijn en waar zij zitten
- Krijg inzicht in beschikbaarheid, bezettingsgraad en no-shows
Plan een vrijblijvende demonstratie en ontdek hoe makkelijk werkplekreservering kan zijn.
Niet wéér een app: reserveren met Reflex Workplaces
Niemand zit te wachten op nóg een extra app. Medewerkers willen boeken vanuit hun vertrouwde omgeving. Daarom werkt Reflex Workplaces direct in Microsoft Teams en Outlook. Mobiel, laptop of desktop: een werkplek reserveren kost slechts een paar klikken. Geen losse tools, geen extra inlogcodes: iedereen ziet direct welke plekken beschikbaar zijn.
Reflex Workplaces past zich aan uw organisatie aan, want kant ook via een URL worden benaderd. En toch liever wel een app? Ook dán hebben we de oplossing voor u. Ontdek alle mogelijkheden over de werkplekreserveringsapp van Reflex Workplaces.
Klaar voor grip op werkplekken?
Werkplekreservering gaat verder dan het reserveren van een bureau. Het draait om structuur en inzicht in een hybride kantoor. Met Reflex Workplaces krijgt u grip op bezetting, zekerheid voor medewerkers en waardevolle data voor beleid. Ontdek de mogelijkheden van Reflex Workplaces en ervaar zelf hoe overzicht en rust de nieuwe standaard worden.
Verhalen vanuit onze klanten
Room booking displays en bezoekersregistratie bij XXL Nutrition
“Het werkt zoals bedoeld. Voor ons geeft het rust: ruimtes zijn overzichtelijk geregeld en bezoekersregistratie is gewoon goed georganiseerd. Het grootste verschil zit in het gemak. Je ziet direct of een ruimte vrij is en kunt die ook meteen boeken. Dat voorkomt afstemming en gedoe.”
Guus van Nunen, COO
1.800 ruimtes en werkplekken reserveren bij Flynth
Met Reflex Online organiseert Flynth het reserveren en beheren van bijna 2.000 ruimtes en werkplekken. Via de systemen worden jaarlijks ongeveer 300.000 reserveringen verwerkt.
Veelgestelde vragen over werkplekreservering
Wat kost werkplekreservering?
Werkplekreservering met Reflex Workplaces is beschikbaar vanaf € 1 per werkplek per maand. De prijs hangt af van het aantal werkplekken. De kosten worden ruim terugverdiend door tijdwinst en efficiënter gebruik van uw vierkante meters. Neem contact op voor een offerte op maat of plan een demo.
Gaan medewerkers het werkplekreserveringssysteem gebruiken?
Ja, mits het systeem gebruiksvriendelijk is en aansluit bij hun dagelijkse tools. De Teams- en Outlook-integratie van Reflex Workplaces maakt adoptie laagdrempelig.
Is Reflex Workplaces een extra app?
Niet per se. Via Teams en Outlook kan alles geregeld worden. De aparte werkplek app is optioneel.
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Meer dan 300 organisaties gebruiken Reflex voor het reserveren en beheren van ruimtes, werkplekken en andere gedeelde voorzieningen. Met onze desk booking software kiest u voor een gebruiksvriendelijk en betrouwbaar systeem dat met uw organisatie kan meegroeien.
- Bewezen betrouwbaar: een uptime van meer dan 99,97% over de afgelopen drie jaar
- Veilig ingericht: Reflex Online is ISO 27001-gecertificeerd en voldoet aan de AVG
- Flexibel inzetbaar: geschikt voor meerdere locaties, verschillende objecten en koppelingen met Microsoft 365 en Google Workspace
Ontdek tijdens een vrijblijvende demonstratie hoe Reflex Workplaces aansluit op uw organisatie.
