BRC en bezoekersregistratie: ondersteun uw voedselveiligheid
Binnen de voedingsmiddelenindustrie draait alles om beheersing. Grondstoffen, productieprocessen en hygiëne staan dagelijks onder toezicht. Ook bezoekers maken onderdeel uit van dat proces. Leveranciers, monteurs, contractors, auditors en klanten betreden regelmatig productielocaties. Organisaties willen daarom weten wie zich op de locatie bevindt, welke ruimtes toegankelijk zijn en of bezoekers op de hoogte zijn van de geldende hygiëne- en veiligheidsvoorschriften.
Zij vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Waarom bezoekersregistratie belangrijk is binnen BRC
Een bezoeker loopt vaak door dezelfde ruimtes als medewerkers. Dat vraagt om duidelijke afspraken en een gecontroleerd proces. In de praktijk betekent dit dat organisaties onder andere willen vastleggen:
- Wie de locatie bezoekt
- Wanneer een bezoek plaatsvindt
- Welke medewerker verantwoordelijk is voor het bezoek
- Welke instructies de bezoeker heeft ontvangen
- Of een gezondheidsverklaring onderdeel is van het proces
- Welke ruimtes toegankelijk zijn
Een goed ingerichte bezoekersregistratie ondersteunt deze werkwijze en zorgt voor meer overzicht binnen de organisatie.
Veelvoorkomende uitdagingen bij BRC en bezoekersregistratie
Veel organisaties herkennen één of meer van onderstaande situaties.
- Een papieren bezoekersboek ligt open op de receptiebalie
- Gezondheidsverklaringen worden handmatig ingevuld
- Leveranciers en contractors volgen niet altijd dezelfde procedure
- Het is onduidelijk wie zich op dat moment op de locatie bevindt
- Bezoekersgegevens zijn lastig terug te vinden tijdens een audit
Vaak ontstaan deze situaties geleidelijk. Naarmate organisaties groeien, sluiten bestaande werkwijzen minder goed aan op de dagelijkse praktijk. Een digitale bezoekersregistratie helpt organisaties om informatie eenvoudig terug te vinden en processen consequent uit te voeren. Denk aan bezoekersregistraties, gezondheidsverklaringen, bezoekersbadges en aanwezigheidsinformatie.
De voordelen van Reflex Visitor bezoekersregistratie voor BRC
- Direct AVG- / GDPR-compliant.
- Uw eigen huisregels of privacy policy voor akkoord op te nemen.
- Sluitende bezoekersregistratie
- Realtime inzicht in aanwezige bezoekers.
- Eenvoudige rapportage en uitdraai van bezoekerslijsten.
Hoe ondersteunt Reflex Visitor BRC-organisaties?
Een goed bezoekersproces bestaat uit meer dan alleen het registreren van een naam. Organisaties willen bezoekers op een professionele manier ontvangen, de juiste instructies meegeven en tijdens een audit eenvoudig kunnen aantonen welke procedures zijn gevolgd. Daarom brengt Reflex Visitor alle onderdelen van het bezoekersproces samen in één centrale oplossing. De oplossing ondersteunt onder andere:
- Digitale bezoekersregistratie
- Vooraf bezoekers aanmelden
- Digitale gezondheidsverklaringen
- Hygiëne- en veiligheidsinstructies
- Automatische notificaties naar medewerkers
- Bezoekersbadges
- Realtime overzicht van aanwezige bezoekers
- Audit- en traceerbaarheidsinformatie
Bezoekers registreren zich eenvoudig via een professionele aanmeldzuil, waarna automatisch de juiste vervolgstappen worden doorlopen. Denk aan het invullen van een gezondheidsverklaring, het tonen van hygiëne-instructies of het informeren van de medewerker die de bezoeker ontvangt. Alle relevante informatie wordt centraal vastgelegd en is eenvoudig terug te vinden wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld tijdens een audit of intern kwaliteitsonderzoek.
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Met de aanmeldzuilen en bezoekersregistratie van Reflex ontvangt u bezoekers professioneel en weet u altijd wie er aanwezig is. Automatiseer het volledige proces: van uitnodiging en aanmelding tot hostmelding en vertrek.
- Snel en zelfstandig aanmelden via een aanmeldzuil
- Altijd een actueel overzicht van bezoekers en medewerkers
- AVG-proof en ISO 27001-gecertificeerde registratie
