Bezoekersregistratie formulier: digitaal, veilig & up-to-date
U kent het vast wel, het papieren bezoekersregistratie formulier op de balie van de receptie. De bezoeker vult zijn of haar gegevens in en de receptiemedewerker typt dit over in een Excel-lijst of doet het papiertje in de klapper. Veel organisaties werken nog met dit papieren inschrijfboek.
Erg professioneel komt het vaak niet over. En wist u dat dit volgens de AVG-wetgeving eigenlijk niet meer mag? Tijd om uw gasten een warm welkom te geven bij uw organisatie.
Zij vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Wat is een bezoekersregistratie formulier?
Een bezoekersregistratie formulier wordt gebruikt om vast te leggen wie een organisatie bezoekt, wanneer iemand binnenkomt en voor welke medewerker of afdeling de bezoeker komt. Het formulier bevat meestal gegevens zoals de naam, organisatie, contactgegevens en het tijdstip van aankomst en vertrek.
Dit kan een papieren formulier zijn of een digitale registratie via een tablet of aanmeldzuil. Met een digitaal bezoekersregistratie formulier worden gegevens centraal opgeslagen, ontvangen medewerkers automatisch een melding en blijft de lijst met aanwezige bezoekers actueel. Ook kunnen bezoekers tijdens het aanmelden akkoord geven op huisregels, veiligheidsinstructies of privacyvoorwaarden.
Een alternatief voor het bezoekersregistratie formulier
Hét alternatief voor het bezoekersregistratie formulier is een digitaal bezoekersregistratiesysteem. U kunt het zien als een digitale versie van het papieren bezoekersregistratie formulier.
En dat hoeft helemaal niet duur te zijn. Al vanaf €995,- per jaar heeft digitale bezoekersregistratie van Reflex Visitor werkend in uw organisatie. Dat brengt allerlei voordelen met zich mee:
- Een professionele uitstraling en ontvangst
- Altijd een volledig en actueel overzicht van aanwezige bezoekers
- Digitaal akkoord op huis-, hygiëne-, of veiligheidsregels
- Eenvoudig in gebruik voor beheerders en gasten
- Voldoe aan wet- en regelgeving, zoals AVG/GDPR, HACCP, ISO en Arbo
En de receptiemedewerker dan?
Een digitale bezoekersregistratie kan een deel van de werkzaamheden van uw receptiemedewerker overnemen, dat zeker. Maar dat betekent niet dat u zonder hem of haar kunt.
Een receptiemedewerker doet veel meer dan gegevens overtypen. De receptiemedewerker is een administratieve duizendpoot en het gezicht van uw bedrijf. Zie een digitale bezoekersregistratie juist als een aanvulling op het werk van de receptiemedewerker. Er zijn talloze scenario’s denkbaar. Zo hebben wij onze oplossing geïmplementeerd bij onder andere XXL Nutrition, DUO, RDW en UvA, waar de receptie nooit voor 100% bemand is. En bij A’dam Toren maken we met ons digitaal bezoekersregistratie formulier het leven van de receptiemedewerker een stuk makkelijker.
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Met de aanmeldzuilen en bezoekersregistratie van Reflex ontvangt u bezoekers professioneel en weet u altijd wie er aanwezig is. Automatiseer het volledige proces: van uitnodiging en aanmelding tot hostmelding en vertrek.
- Snel en zelfstandig aanmelden via een aanmeldzuil
- Altijd een actueel overzicht van bezoekers en medewerkers
- AVG-proof en ISO 27001-gecertificeerde registratie
