Werkplekbezetting meten en analyseren
Reserveringen laten zien welke werkplekken medewerkers van plan zijn te gebruiken. Op kantoor kan het beeld anders zijn. Bureaus blijven leeg ondanks een reservering, terwijl andere werkplekken zonder boeking worden gebruikt.
Met Reflex Desk Manager, powered by Zens, meet u automatisch en anoniem welke werkplekken werkelijk bezet zijn. Medewerkers gaan gewoon zitten. De Smart PuK op het bureau registreert het gebruik zonder app, reservering of handmatige check-in.
- Realtime zien waar nog een werkplek vrij is
- Werkplekbezetting analyseren per dag, tijdstip, zone of locatie
- Zelfstandig gebruiken of combineren met Reflex Workplaces
Zo krijgt u betrouwbare informatie over het gebruik van uw kantoor. Deze gegevens helpen bij keuzes over het aantal werkplekken, de inrichting van verschillende zones en schoonmaak op basis van werkelijk gebruik.
Zij vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Wat is werkplekbezetting?
Werkplekbezetting geeft aan hoeveel werkplekken op een bepaald moment daadwerkelijk worden gebruikt. Daarbij zijn drie aantallen relevant:
- Het aantal beschikbare werkplekken
- Het aantal gereserveerde werkplekken
- Het aantal bezette werkplekken
Die aantallen lopen in hybride kantoren regelmatig uiteen. Er kunnen honderd bureaus beschikbaar zijn, waarvan er zestig zijn gereserveerd en uiteindelijk vijftig worden gebruikt. Tegelijkertijd kunnen medewerkers zonder reservering aan een vrije werkplek gaan zitten.
Een analyse van de werkplekbezetting kijkt naar het gebruik dat werkelijk op kantoor plaatsvindt. Dat geeft een feitelijke basis voor gesprekken over capaciteit, kantoorindeling en huisvestingskosten.
Waarom werkplekbezetting meten?
Op dinsdag en donderdag lijkt het kantoor vaak vol. Op andere dagen blijven hele zones leeg. Dat beeld ontstaat meestal uit rondgangen, ervaringen van medewerkers en klachten over het vinden van een bureau. Facility managers krijgen daardoor vragen waarop zonder betrouwbare gegevens lastig antwoord te geven is:
- Hebben we werkelijk te weinig werkplekken?
- Op welke momenten ontstaat de hoogste bezetting?
- Welke verdiepingen en zones worden weinig gebruikt?
- Hoeveel kantoorruimte hebben we de komende jaren nodig?
Door werkplekbezetting voortdurend te meten ontstaat over een langere periode wél een herkenbaar patroon. De Reflex Desk Manager geeft zo in combinatie met Data & Insights waardevolle inzichten.
Begin nu met werkplekbezetting
Met Reflex Desk Manager meet u automatisch welke werkplekken werkelijk worden gebruikt. Medewerkers gaan gewoon zitten, zonder app, reservering of handmatige check-in.
- Bekijk realtime welke werkplekken vrij of bezet zijn
- Analyseer de bezetting per dag, tijdstip, zone of locatie
- Onderbouw keuzes over kantoorruimte, inrichting en schoonmaak
Plan een vrijblijvende demonstratie en ontdek welke inzichten Reflex Desk Manager uw organisatie geeft.
Werkplekbezetting: geen app meer nodig
Veel systemen zijn afhankelijk van een handeling door de medewerker. Iemand moet een werkplek reserveren, een QR-code scannen of bij aankomst bevestigen dat de reservering wordt gebruikt. Zodra medewerkers die stap vergeten, wijkt de administratie af van wat er op kantoor gebeurt.
Met Reflex Desk Manager zijn deze handelingen niet nodig. Medewerkers hoeven:
- Geen werkplek vooraf te reserveren
- Geen werkplekbezetting-app te openen
- Geen QR-code te scannen
- Niet handmatig in of uit te checken
De medewerker kiest een beschikbare werkplek en gaat zitten. De sensor registreert automatisch dat het bureau wordt gebruikt. De meting vindt op de achtergrond plaats en vraagt geen verandering in het dagelijkse gedrag.
Zonder gekoppelde reservering registreert de oplossing dát een werkplek wordt gebruikt. De identiteit van de medewerker is dan niet bekend.
Analyse van de werkplekbezetting
De actuele bezetting helpt medewerkers tijdens hun werkdag. De historische gegevens zijn vooral relevant voor facility management, workplace management en directie.
Met Reflex Desk Manager kan de werkplekbezetting over een langere periode worden geanalyseerd. Daarbij kan onder meer worden gekeken naar:
- Bezetting per dag en tijdstip
- Gebruik per zone, verdieping of locatie
- Populaire en weinig gebruikte werkplekken
- Terugkerende piekmomenten
- Structurele over- of ondercapaciteit
De analyse kan bijvoorbeeld laten zien dat de gemiddelde bezetting laag is, terwijl op dinsdag tussen 10.00 en 14.00 uur vrijwel alle populaire plekken worden gebruikt. De verdeling van teams, spreiding over werkdagen en inrichting van andere zones verdienen dan ook aandacht.
Bereikbaarheid, samenwerking en gewenste reservecapaciteit blijven onderdeel van de afweging. De bezettingsgegevens maken in ieder geval zichtbaar hoe groot het vraagstuk in de dagelijkse praktijk werkelijk is.
Veelgestelde vragen over werkplekbezetting
Hoe kunt u werkplekbezetting meten?
Werkplekbezetting kan automatisch worden gemeten met sensoren op de bureaus. De sensor registreert het gebruik en geeft de status door aan een digitale plattegrond en dashboard.
Hebben medewerkers een app nodig voor werkplekbezetting?
Nee. De sensor registreert het gebruik automatisch. Een digitale plattegrond kan wel worden gebruikt om vrije werkplekken te bekijken.
Wat is het verschil tussen werkplekbezetting en werkplekreservering?
Werkplekreservering laat zien welke werkplekken vooraf zijn geboekt. Werkplekbezetting laat zien welke werkplekken werkelijk worden gebruikt. De combinatie maakt verschillen tussen gepland en daadwerkelijk gebruik zichtbaar.
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Meer dan 300 organisaties gebruiken Reflex voor het reserveren en beheren van ruimtes, werkplekken en andere gedeelde voorzieningen. Met onze desk booking software kiest u voor een gebruiksvriendelijk en betrouwbaar systeem dat met uw organisatie kan meegroeien.
- Bewezen betrouwbaar: een uptime van meer dan 99,97% over de afgelopen drie jaar
- Veilig ingericht: Reflex Online is ISO 27001-gecertificeerd en voldoet aan de AVG
- Flexibel inzetbaar: geschikt voor meerdere locaties, verschillende objecten en koppelingen met Microsoft 365 en Google Workspace
Ontdek tijdens een vrijblijvende demonstratie hoe Reflex Workplaces aansluit op uw organisatie.
