Videoconferencing voor vergaderruimtes
Start iedere online vergadering direct met videoconferencing apparatuur die past bij de ruimte. Reflex Online combineert videoconferencing met room booking en werkt voor advies, installatie en montage samen met gespecialiseerde partners. Voor de meest voorkomende vergaderruimtes bieden we drie pakketten:
- Kleine vergaderruimtes en huddle rooms
- Middelgrote vergaderruimtes
- Grote vergaderruimtes
Bij afwijkende ruimtes stellen we samen met onze partners een passend videoconferentiesysteem samen.
Zij vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Videoconferencing apparatuur zonder gedoe
Een medewerker loopt een gereserveerde ruimte binnen en wil de geplande Teams- of Zoom-meeting starten. De camera wordt niet herkend, het geluid komt uit de laptop of de juiste kabel ontbreekt. Deelnemers op afstand wachten ondertussen tot er beeld en geluid is.
Herkenbaar? Reflex Online en haar partners zorgen voor een videoconferencing oplossing op maat die werkt. Goede apparatuur voor videoconferencing zorgt in het dagelijkse gebruik voor:
- Snel starten van geplande online vergaderingen
- Goed beeld en verstaanbaar geluid
- Herkenbare bediening in iedere ruimte
- Minder losse apparatuur, kabels en adapters
De inrichting heeft veel invloed op het gebruiksgemak. Een kleine overlegruimte vraagt om andere videoconferencingapparatuur dan een vergaderzaal met een lange tafel en twaalf deelnemers.
Drie pakketten met videoconferencing apparatuur
De benodigde apparatuur hangt samen met de afmetingen en inrichting van de vergaderruimte. Daarom hebben we met onze partners drie pakketten samengesteld voor de meest voorkomende ruimtes.
De pakketten vormen het uitgangspunt voor het advies. We bekijken per ruimte of de standaardopstelling aansluit bij het aantal deelnemers, de tafelopstelling en het gebruikte vergaderplatform.
Kleine vergaderruimte of huddle room
Kleine vergaderruimtes en huddle rooms worden meestal gebruikt door enkele collega’s. De deelnemers zitten dicht bij het scherm en binnen een beperkte afstand van de camera.
Voor deze ruimtes kan een compacte videobar worden gebruikt waarin camera, microfoon en luidspreker zijn gecombineerd. De medewerker start de geplande vergadering via een vast bedieningspaneel.
Het pakket voor kleine vergaderruimtes richt zich op:
- Een compacte camera- en audio-opstelling
- Eenvoudige bediening
- Direct starten van geplande vergaderingen
- Presenteren vanaf een laptop
Ook in een kleine ruimte kijken we naar de positie van het scherm, de kijkhoek van de camera en het aanwezige licht. Een scherm dat te hoog hangt of fel tegenlicht achter de deelnemers blijft tijdens iedere vergadering zichtbaar.
Middelgrote vergaderruimte
In een middelgrote vergaderruimte zitten deelnemers verder van de camera en microfoon. De camera heeft daarom een ruimere beeldhoek nodig. Ook het bereik van de microfoons vraagt meer aandacht.
Dit pakket is geschikt voor reguliere teamruimtes waarin medewerkers online overleggen, presentaties delen en regelmatig deelnemers op afstand ontvangen.
De gebruikelijke inrichting bestaat uit:
- Een camera die de volledige tafel in beeld brengt
- Microfoons en luidsprekers met voldoende bereik
- Een centraal bedieningspaneel
- Eén of twee schermen
Met twee schermen kunnen deelnemers op afstand en gedeelde inhoud afzonderlijk worden getoond. Of dat wenselijk is, hangt af van de beschikbare wandruimte en het gebruik van de vergaderruimte.
Grote vergaderruimtes of boardrooms
In een grote vergaderruimte nemen de afstanden toe. Deelnemers achter in de ruimte moeten goed zichtbaar en verstaanbaar blijven. De vorm van de tafel, de akoestiek en de plaatsing van de apparatuur wegen daarom zwaarder mee.
Voor deze ruimtes kan een uitgebreider videoconferentiesysteem nodig zijn. Denk aan een camera met optische zoom, aanvullende microfoons of een systeem dat automatisch de spreker in beeld brengt.
Het pakket voor grote vergaderruimtes kan bestaan uit:
- Eén of meerdere camera’s
- Aanvullende tafel- of plafondmicrofoons
- Meerdere beeldschermen
- Uitgebreide bediening en configuratie
Bij grote of afwijkend ingerichte ruimtes betrekken we onze gespecialiseerde partners vroeg in het adviestraject. Een bezoek op locatie geeft vaak meer informatie dan een plattegrond en het maximale aantal deelnemers.
De exacte specificaties en prijzen bepalen we tijdens de inventarisatie. Daarbij houden we rekening met bestaande schermen, aansluitingen en apparatuur die mogelijk bruikbaar blijven.
Begin nu met videoconferencing & room booking
Reserveer een passende vergaderruimte en start de geplande vergadering direct vanuit de ruimte. Reflex combineert videoconferencingapparatuur met room booking en realtime inzicht in beschikbaarheid.
- Reserveer via Outlook, Teams of Google Calendar
- Start geplande vergaderingen via het bedieningspaneel
- Bekijk de actuele beschikbaarheid op het Zaaldisplay
- Kies videoconferencingapparatuur die past bij de ruimte
Welk videoconferentiesysteem past bij uw vergaderruimte?
Het aantal deelnemers vormt een logisch vertrekpunt voor het kiezen van een videoconferentiesysteem. Twee ruimtes voor acht personen kunnen toch om een andere opstelling vragen. Een lange, smalle ruimte stelt andere eisen aan de camera en audio dan een vierkante ruimte met dezelfde capaciteit.
Tijdens de inventarisatie kijken we naar:
- De afmetingen en opstelling van de vergaderruimte
- De afstand tussen deelnemers, camera en scherm
- De akoestiek en lichtinval
- Het gebruik van Microsoft Teams, Zoom of Google Meet
- Aanwezige schermen, bekabeling en netwerkvoorzieningen
Ook de dagelijkse werkwijze speelt mee. Sommige organisaties werken vrijwel uitsluitend met Microsoft Teams. Andere organisaties ontvangen veel uitnodigingen van klanten en partners die Zoom, Google Meet of een ander platform gebruiken.
We bekijken daarnaast hoe medewerkers presentaties delen en hoe de ruimte wordt gereserveerd. Op basis daarvan stellen we vast welk pakket past en waar aanpassingen aan het videoconferentiesysteem nodig zijn.
Installatie en montage kunnen door onze partners worden verzorgd. Zij plaatsen de schermen, camera’s en bedieningspanelen, configureren de apparatuur en testen beeld, geluid en bediening in de ruimte.
Veelgestelde vragen over videoconferencing
Wat is videoconferencing?
Videoconferencing is de techniek waarmee deelnemers op verschillende locaties via beeld en geluid met elkaar vergaderen. Hiervoor worden een camera, microfoon, luidsprekers, scherm en een platform zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet gebruikt.
Welke videoconferencing apparatuur heeft u nodig?
Een basisopstelling bestaat uit een camera, microfoon, luidspreker, scherm en bedieningspaneel. In een kleine ruimte kunnen verschillende onderdelen in één videobar worden gecombineerd. Grotere ruimtes vragen vaak om aanvullende microfoons, luidsprekers of camera’s.
Wat kost videoconferencing apparatuur?
De prijs hangt af van de grootte en inrichting van de ruimte, de benodigde apparatuur en het gebruikte vergaderplatform. Ook het aantal schermen, de montage en eventuele aanpassingen aan de bekabeling hebben invloed op de investering. Na een inventarisatie ontvangt u een voorstel voor het passende pakket.
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Combineer videoconferencing met room booking en maak vergaderruimtes eenvoudiger te reserveren en te gebruiken. Medewerkers vinden een passende ruimte en starten de geplande vergadering direct.
- Videoconferencingapparatuur afgestemd op de ruimte
- Reserveren via Outlook, Teams of Google Calendar
- Direct starten via het bedieningspaneel
- Advies, installatie en montage geregeld
