Alle kenmerken van bezoekersregistratie Reflex Visitor
Met Reflex Visitor organiseert u het volledige bezoekersproces: van uitnodiging en aankomst tot vertrek. Ontdek alle kenmerken van onze bezoekersregistratie met aanmeldzuilen, intercomzuilen en badgeprinters. En natuurlijk de rol van uw bestaande agenda- en toegangssystemen.
Bezoekers vooraf aanmelden
Medewerkers registreren hun bezoek vooraf vanuit de omgeving waarin zij dagelijks werken. Bij Reflex Online noemen we dat pre-registratie. Op de dag van het bezoek ontvangt de bezoeker vervolgens een email met praktische informatie, een afspraaknummer en/of een persoonlijke QR-code.
- Vooraf aanmelden via Outlook, Teams en Microsoft 365
- Koppeling met Google Workspace en Google Calendar
- Bevestigingsmail en QR-code in uw eigen huisstijl
Welke informatie vooraf wordt verstuurd, bepaalt u per locatie en type bezoek.
Digitaal aan- en afmelden
Bij aankomst meldt de bezoeker zich zelfstandig aan bij een receptiemedewerker of een aanmeldzuil, met een QR-code of afspraaknummer.
- Zelfstandig inchecken via een gebruiksvriendelijke aanmeldzuil
- Registreren met QR-code, afspraaknummer of bij de receptie
- Automatisch afmelden of handmatig uitchecken bij vertrek
- Realtime overzicht van aanwezige, verwachte en vertrokken bezoekers
Begin nu met digitale bezoekersregistratie
Laat bezoekers zich zelfstandig aanmelden via een aanmeldzuil of persoonlijk ontvangen door een virtuele receptionist. De juiste medewerker krijgt automatisch bericht, terwijl u toegang regelt en altijd ziet wie aanwezig is.
- Een volledig overzicht van alle in het pand aanwezige personen.
- Optimaliseer iedere bezoekersstroom en ontvang uw gasten professioneel
- Actuele bezoekers- en aanwezigheidsregistratie, AVG-proof en ISO 27001-gecertificeerd
Automatische notificaties (hostmeldingen)
Zodra een bezoeker zich aanmeldt, ontvangt de juiste medewerker automatisch bericht. Zo weet de ontvanger direct dat het bezoek bij de entree staat te wachten.
- Notificatie per e-mail, sms of Microsoft Teams
- Maar ook telefonische melding mogelijk, voor bijvoorbeeld onbemande recepties
- Automatische communicatie vóór en na het bezoek
Privacy, compliance en dataveiligheid
Reflex Visitor ondersteunt een zorgvuldig en controleerbaar bezoekersproces. Uw organisatie bepaalt welke gegevens nodig zijn en hoe lang we die mogen bewaren:
- Automatisch verwijderen of anonimiseren na de ingestelde bewaartermijn
- Ondersteuning bij AVG, Arbo, ISO 27001, HACCP en BRCGS
- Reflex Online is ISO 27001-gecertificeerd
- Bezoekersgegevens blijven binnen Europa
De benodigde inrichting hangt af van uw beleid en scope.
Intercomfunctionaliteit voor onbemande entrees
Met de Intercomzuil van Reflex Online combineert u digitale bezoekersregistratie met directe communicatie. Dit is praktisch bij onbemande recepties, bedrijfsverzamelgebouwen en logistieke locaties.
- Bellen naar een algemeen nummer, afdeling of medewerker
- Een VoIP-belboom afgestemd op uw bezoekersstromen
- Aanmelden en bellen via één gebruiksvriendelijk touchscreen
Bezoekersbadges en ontvangst in uw huisstijl
Het aanmeldscherm en de bezoekersbadge vormen samen een herkenbaar onderdeel van uw ontvangst. U stemt de vormgeving, communicatie en gevraagde informatie af op uw organisatie, locatie en type bezoeker.
- Eigen logo, kleuren, achtergrond en welkomsttekst
- Automatisch badges printen met naam, organisatie en contactpersoon
- Ondersteuning voor meerdere talen en aanmeldroutes
- Huis-, veiligheids- en hygiëneregels tonen en digitaal laten bevestigen
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Reflex Online is specialist in digitale bezoekersregistratie. Een betrouwbare partner op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, beveiliging en klantgerichtheid. Onze klanten kiezen voor ons vanwege:
- Gebruiksgemak: intuïtieve interfaces en eenvoudige implementatie.
- Veiligheid: ISO 27001 certificering en AVG-compliance.
- Hoge uptime: van meer dan 99,97% over de afgelopen drie jaar gemeten.
- Flexibiliteit: geschikt voor iedere organisatiegrootte of -structuur en scenario.
- Innovatie: constante ontwikkeling en verbeteringen op basis van gebruikerservaring.
