Werkplek reserveringssysteem met app: makkelijk werkplekken reserveren
Maak een einde de eeuwige zoektocht naar een beschikbare werkplek met ons werkplek reserveringssysteem. Met Reflex Workplaces:
- Reserveren collega’s in een handomdraai een beschikbare werkplek. Waar ze ook zijn en welk apparaat ze gebruiken maakt niet uit. Reserveren gaat gewoon via de browser, of via onze werkplek app voor Teams, iOS of Android.
- Heeft u strakke 2D en 3D plattegronden voor directe werkplekreservering.
- Krijgt u alle relevante inzichten, feiten en cijfers over de bezetting en het gebruik van de werkplekken, zoals bezettingsgraad, gebruiksgraad, en opkomstpercentages.
Onze systeem helpt u bij het reserveren en beheren van de beschikbare werkplekken en zorgt voor een efficiënte inzet van uw kantoorruimte. Meld u nu aan voor een gratis demonstratie en ontdek hoe eenvoudig werkplek reserveringssoftware kan zijn met ons systeem.
Zij vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Denkt u na over werkplekreservering?
Hybride werken vraagt om meer dan voldoende bureaus. Medewerkers willen weten wanneer collega’s op kantoor zijn en vooraf een geschikte werkplek kunnen reserveren. En u wilt grip houden op capaciteit en daadwerkelijk gebruik.
Herkent u deze vragen?
- Hoe voorkomt u dat er meer medewerkers dan beschikbare werkplekken op kantoor zijn?
- Hoe laat u medewerkers snel een werkplek reserveren?
- Hoe voorkomt u no-shows en onnodig gereserveerde werkplekken?
- Hoe krijgt u inzicht in bezetting, drukke dagen en daadwerkelijk ruimtegebruik?
Met het werkplek reserveringssysteem van Reflex Workplaces organiseert u dit vanuit één omgeving.
Wat zijn de voordelen van een werkplekreserveringssysteem?
Met Reflex Workplaces maken medewerkers eenvoudig een werkplekreservering via Teams, Outlook, de browser of de mobiele app. Ze vinden een passende werkplek op een duidelijke plattegrond, zien waar collega’s zitten en checken op locatie in met een QR-code.
Snel een geschikte werkplek reserveren
Medewerkers zien direct welke werkplekken beschikbaar zijn en reserveren in een paar klikken de plek die bij hun werkdag past.
- Beschikbare werkplekken bekijken op een duidelijke 2D- of 3D-plattegrond
- Check-in en out met QR-code stickers
- Zien wanneer collega’s aanwezig zijn en waar zij zitten
- Vooraf of op de dag zelf een werkplek reserveren
Zo zijn medewerkers minder tijd kwijt aan zoeken en weten zij vooraf waar ze kunnen werken.
Grip op beschikbare werkplekken
Met een werkplek reserveringssysteem stemt u het aantal aanwezige medewerkers af op de beschikbare capaciteit. Zo voorkomt u drukte, dubbele reserveringen en lege gereserveerde bureaus.
- Realtime inzicht in beschikbare en gereserveerde werkplekken
- Voorkomen dat meer medewerkers komen dan er plaatsen beschikbaar zijn
- In- en uitchecken via een QR-code voor inzicht in no-shows
Dat geeft medewerkers zekerheid en Facility Management controle over de dagelijkse bezetting.
Sturen op daadwerkelijk gebruik
Reflex Data & Insights maakt zichtbaar hoe werkplekken en locaties werkelijk worden gebruikt. Daarmee onderbouwt u beslissingen over capaciteit, inrichting en kantoorruimte.
- Inzicht in bezettingsgraden, reserveringen en no-shows
- Drukke en rustige dagen en tijdstippen herkennen
- Gebruik vergelijken per locatie, verdieping en werkplek
Zo baseert u huisvestingskeuzes op betrouwbare gebruiksgegevens in plaats van aannames
Werkplekken reserveren op ieder device
Medewerkers gebruiken Reflex Workplaces vanuit de omgeving die zij al kennen. Werkplekreservering is daardoor altijd binnen handbereik, op kantoor én onderweg.
- Direct reserveren via Microsoft Teams en Outlook
- Gebruiken via de browser of de app voor iOS en Android
- Eenvoudig inloggen met Microsoft 365 of Google Workspace
Dat verlaagt de drempel voor medewerkers en bevordert het dagelijkse gebruik van het systeem.
Meer dan werkplekken reserveren
Reflex Workplaces is ook inzetbaar voor andere gedeelde faciliteiten. Zo brengt u verschillende reserveringen samen in één gebruiksvriendelijke omgeving.
- Parkeerplaatsen en laadplekken reserveren
- Vergaderruimtes en andere gedeelde voorzieningen boeken
- Objecten zoals lockers, deelfietsen en OV-chipkaarten beheren
Medewerkers hoeven daardoor niet tussen verschillende systemen te wisselen en behouden één overzicht van hun reserveringen.
Werkplekken reserveren via een app
Medewerkers willen geen woud aan losse apps, ze willen gemak.Reflex Workplaces biedt dat gemak in alle vormen: direct in Microsoft Teams en Outlook, via een iOS- of Android-app óf gewoon in de browser met een URL. Waar en hoe iemand ook werkt: reserveren is zo altijd binnen handbereik.
Met Reflex Workplaces vinden medewerkers in seconden een vrije werkplek, checken ze in met een QR-code en zien ze waar hun collega’s zitten. Organisaties krijgen tegelijk realtime inzicht in bezetting en no-shows. Het resultaat? Superflexibel én gebruiksvriendelijk.Werkplekken, flexplekken en studieplekken reserveren gaat vanzelf, zonder extra drempels. Precies wat nodig is in een moderne, hybride werkomgeving.
Hoe werkt een werkplek reserveringssysteem?
Met een werkplek reserveringssysteem kiest een medewerker vooraf of op de dag zelf een beschikbare werkplek. Het reserveringsproces bestaat uit drie stappen:
- Kies een datum, locatie en werkplek
De medewerker bekijkt de beschikbare werkplekken op een 2D- of 3D-plattegrond en kiest een passende plek. - Reserveer via het gewenste kanaal
Een werkplek reserveren kan via Microsoft Teams, Outlook, de browser of de app voor iOS en Android. De reservering is direct zichtbaar in het systeem. - Check in via de QR-code
Op locatie kan de medewerker de QR-code op de werkplek scannen. Wanneer check-in wordt gebruikt en een medewerker niet incheckt, wordt de reservering als no-show geregistreerd.
Beheerders zien de actuele reserveringen en welke medewerkers aanwezig zijn. Zo blijft gedurende de werkdag zichtbaar welke werkplekken bezet, gereserveerd of beschikbaar zijn.
Begin nu met werkplekreservering
Met het werkplek reserveringssysteem van Reflex vinden en reserveren medewerkers eenvoudig een passende werkplek. Dat kan via Microsoft Teams, Outlook, de browser of de werkplek reserveren app van Reflex Workplaces.
- Reserveer werkplekken via een overzichtelijke 2D- of 3D-plattegrond
- Bekijk wanneer collega’s op kantoor zijn en waar zij zitten
- Krijg inzicht in beschikbaarheid, bezettingsgraad en no-shows
Plan een vrijblijvende demonstratie en ontdek hoe makkelijk werkplekreservering kan zijn.
Werkplek reserveringssysteem = desk booking system
Een werkplek reserveringssysteem wordt vaak ook een desk booking system genoemd. Beide termen verwijzen naar dezelfde oplossing: een centraal systeem waarmee medewerkers eenvoudig hun bureau of flexplek kunnen reserveren.
Met Reflex Workplaces kunnen medewerkers vooraf een werkplek boeken, direct in Outlook, Microsoft Teams of via de mobiele app. Zo voorkomt u dubbele boekingen en weet u zeker dat er nooit meer mensen op kantoor zijn dan beschikbare werkplekken.
Dankzij onze desk booking software krijgt u inzicht in bezettingsgraden, no-shows en gebruikspatronen. Dit helpt facility- en IT-managers om de beschikbare capaciteit optimaal te benutten en de kantoorruimte strategisch in te richten. Lees meer over de voordelen op onze pagina over desk booking.
Makkelijk een werkplek reserveren met Reflex Workplaces
Reflex Workplaces is een reserveringssysteem voor werkplekken. Met de toenemende groei van hybride werken, is het steeds belangrijker om efficiënt om te gaan met beschikbare werkplekken. De vraag naar een systeem om werkplekken te reserveren groeit daarom enorm. Daarom hebben wij Reflex Workplaces ontwikkelt om werkplekken efficiënt te beheren en reserveren. Met onze jarenlange ervaring in reserveringssoftware, hebben wij Workplaces zo eenvoudig mogelijk ingericht.
Ons systeem is perfect afgestemd op de eisen van hybride werken:
- Medewerkers verzekeren zich van een plekje en komen zo met plezier naar kantoor
- Er zijn nooit meer personen op kantoor dan dat er beschikbare werkplekken zijn, dat voorkomt onnodige frustratie
- Door uitgebreide rapportages over bezetting en no-show stuurt u op actuele en relevante kerncijfers, voer voor goede beslissingen over kantoorruimte en locaties
- Bovendien reserveren medewerkers via elk gewenst apparaat snel en eenvoudig werkplekken reserveren. Met de ingebouwde app is werkplekken reserveren altijd binnen handbereik.
Ontdek wat ons werkplek systeem allemaal te bieden heeft door een vrijblijvende online demonstratie te boeken. Wilt u liever direct contact? Bel ons op +31(0)345 630123 of stuur een mail naar info@reflex-online.com.
Verhalen vanuit onze klanten
Duizenden studentenafspraken met aanmeldzuil bij de UvA
De Universiteit van Amsterdam gebruikt een aanmeldzuil met digitale check-in om studentafspraken overzichtelijk te organiseren. Studenten melden zich aan met hun studentnummer of QR-code, waarna de studieadviseur automatisch bericht ontvangt en inzicht krijgt in afspraken en no-shows.
1.800 ruimtes en werkplekken reserveren bij Flynth
Met Reflex Online organiseert Flynth het reserveren en beheren van bijna 2.000 ruimtes en werkplekken. Via de systemen worden jaarlijks ongeveer 300.000 reserveringen verwerkt.
Lees meer over Reflex Online
Veelgestelde vragen over werkplekreservering en ons werkplek reserveringssysteem
Wat is een werkplek reserveringssysteem?
Een werkplek reserveringssysteem is software waarmee medewerkers eenvoudig een bureau of flexplek kunnen reserveren. Met Reflex Workplaces kan dat via de browser, Teams, Outlook of de mobiele app.
Wat is het verschil tussen desk booking en werkplek reserveren?
Er is geen verschil: een desk booking system is de Engelstalige term voor een werkplek reserveringssysteem. Beide verwijzen naar dezelfde oplossing.
Kan ik een werkplek reserveren via Teams en Outlook?
Ja, Reflex Workplaces integreert volledig met Microsoft 365, Teams en Outlook. Medewerkers boeken direct vanuit hun vertrouwde omgeving, zonder aparte inlogschermen.
Krijg ik inzicht in bezettingsgraad met het werkplek reserveringssysteem?
Met ons systeem krijgt u toegang tot Data & Insights, ons uitgebreide dashboard met waardevolle inzichten over het daadwerkelijk gebruik van uw werkomgeving.
Zo ziet u onder andere:
- Reserveringsgraad
- Bezettingsgraad
- Piek- en dalmomenten
- Drukste werkplek vs. rustigste werkplek
En dat allemaal op instelbare tijdsintervallen. Met de mogelijkheid om door te drillen van organisatieniveau tot op werkplekniveau.
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Meer dan 300 organisaties gebruiken Reflex voor het reserveren en beheren van ruimtes, werkplekken en andere gedeelde voorzieningen. Met onze desk booking software kiest u voor een gebruiksvriendelijk en betrouwbaar systeem dat met uw organisatie kan meegroeien.
- Bewezen betrouwbaar: een uptime van meer dan 99,97% over de afgelopen drie jaar
- Veilig ingericht: Reflex Online is ISO 27001-gecertificeerd en voldoet aan de AVG
- Flexibel inzetbaar: geschikt voor meerdere locaties, verschillende objecten en koppelingen met Microsoft 365 en Google Workspace
Ontdek tijdens een vrijblijvende demonstratie hoe Reflex Workplaces aansluit op uw organisatie.
