275 werkplekken en 41 vergaderruimtes bij Leger des Heils

Het Leger des Heils werkt op verschillende locaties met vergaderruimtes en flexibele werkplekken. Medewerkers moeten daar snel kunnen zien welke plek beschikbaar is. Dat werd steeds belangrijker doordat er op sommige locaties minder werkplekken zijn dan medewerkers.

Ook rondom vergaderruimtes ontstond regelmatig onduidelijkheid. Een ruimte stond in Outlook gereserveerd, terwijl er niemand aanwezig was. Op andere momenten werd een overleg onderbroken door iemand die ervan uitging dat de ruimte voor hem of haar was geboekt. Het Leger des Heils zocht daarom één oplossing voor het reserveren van ruimtes en werkplekken over meerdere locaties.

Beschikbare werkplekken vooraf reserveren

Zonder centraal reserveringssysteem kozen medewerkers bij aankomst een beschikbare werkplek. Op rustige dagen werkte dat meestal prima. Op drukkere dagen bleef tot het laatste moment onzeker of er voldoende geschikte plekken beschikbaar waren.

Met Reflex Workplaces kunnen medewerkers vooraf of op locatie een werkplek reserveren. Binnen de vijf aangesloten locaties worden in totaal 275 werkplekken via Reflex beheerd. Medewerkers zien welke plekken nog vrij zijn en leggen direct een werkplek vast voor het gewenste moment.

Voor de organisatie ontstaat daarnaast inzicht in het daadwerkelijke gebruik. Dat is relevant bij locaties waar het aantal medewerkers hoger ligt dan het aantal beschikbare werkplekken. De reserveringen laten zien op welke dagen de druk het hoogst is en hoe de beschikbare capaciteit over de locaties wordt gebruikt.

Vergaderruimtes reserveren via Outlook

Voor het plannen van overleggen gebruikt het Leger des Heils ons vergaderruimtes reserveringssysteem met room booking displays, gekoppeld aan Outlook. Medewerkers reserveren een vergaderruimte tijdens het maken van hun afspraak. De boeking verschijnt direct in de agenda van de ruimte en op het display bij de deur.

Inmiddels zijn 41 vergaderruimtes op vier locaties voorzien van Reflex Zaaldisplays. De displays tonen of een ruimte vrij, bezet of binnenkort gereserveerd is. Medewerkers kunnen daardoor al vanaf de gang zien waar nog ruimte beschikbaar is.

Ook bij wijzigingen gedurende de dag blijft de actuele situatie zichtbaar. Een vrije ruimte kan direct op het display worden gereserveerd en een lopende vergadering kan, wanneer de planning dit toelaat, worden verlengd.

No-shows bij vergaderruimtes beperken

Een reservering in Outlook zegt nog niet altijd dat een vergadering werkelijk doorgaat. Soms wordt een afspraak geannuleerd zonder dat de meeting wordt gecancelled. Of is er een herhaalreservering geplaatst met een placeholder op een ruimte. De ruimte lijkt dan bezet, terwijl deze gedurende het gereserveerde tijdvak leeg blijft.

De Zaaldisplays bij het Leger des Heils zijn daarom ingericht met start- en stopfunctionaliteit. Bij aankomst starten medewerkers hun vergadering op het display. Wanneer niemand de reservering bevestigt, wordt de ruimte na een ingestelde periode vrijgegeven.

Medewerkers kunnen een overleg ook voortijdig beëindigen. De resterende tijd komt dan beschikbaar voor collega’s. Juist op locaties met veel overleggen levert dat gedurende de dag extra ruimte op, zonder dat er fysiek een vergaderruimte bijkomt.

Circa 40.000 reserveringen per jaar

Via Reflex worden jaarlijks ongeveer 40.000 reserveringen voor werkplekken en vergaderruimtes verwerkt. Het reserveren van beide typen plekken is daarmee onderdeel geworden van de dagelijkse werkwijze op de aangesloten locaties. Het Leger des Heils is tevreden over de oplossingen en de dienstverlening rondom het gebruik en beheer ervan.