Reflex Visitor en AVG / GDPR

Registreert u bezoekers op papier, bijvoorbeeld met een registratieboek? Vaak is het dan zo dat uw gasten kunnen zien welke personen nog meer in het pand aanwezig zijn (geweest). Zij hebben toegang tot relevante contactgegevens en dat is met AVG en GDPR niet langer toegestaan. En wat als zij het hele boek meenemen? Met Reflex Visitor registreren bezoekers zich bij binnenkomst op een aanmeldzuil. De informatie wordt digitaal opgeslagen en is niet meer inzichtelijk voor derden of onbevoegden.

Het beveiligen van persoonsgegevens vinden wij dermate belangrijk dat wij ISO 27001 gecertificeerd zijn.

Volgens AVG / GDPR dient u tevens toestemming te vragen om gegevens op te slaan, bezoekers te informeren wat u met de data doet en aan te geven hoelang u deze bewaart. Met Reflex Visitor is het mogelijk om bij registratie voor een akkoord met de huisregels te vragen of een privacy policy te laten lezen waarin u deze bepalingen opneemt. Zo voldoet uw bezoekersregistratie ook aan deze voorwaarden. 

Wat staat er eigenlijk in de AVG / GDPR? 

Wat betekent AVG en GDPR nou concreet voor uw organisatie? Veel bedrijven bieden een oplossing, maar waarvoor nou precies? In het kort draait AVG en GDPR bij bezoekersregistratie om vijf punten:

Gegevens van de bezoeker moeten beschermd zijn tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging

• Vraag toestemming aan de bezoeker om gegevens te registreren (en vraag alleen de noodzakelijke data, dus geen BSN of iets dergelijks)
• Informeer je bezoekers over wat je gaat doen met hun gegevens
• Informeer je bezoekers over de bewaarperiode van hun gegevens 
• Indien door de bezoeker gewenst moeten zijn of haar gegevens verwijderd kunnen worden

Naast AVG en GDPR is de Arbowet belangrijk om in acht te nemen bij bezoekersregistratie.