Features en kenmerken: vergaderruimtes reserveren en beheren
Onderbroken meetings? Onnodige frustraties? Maak ontmoeten op kantoor makkelijk met een vergaderruimte reserveringssysteem en room booking displays. Met onze oplossingen worden duizenden vergaderruimtes gereserveerd en beheerd. Ontdek de belangrijkste kenmerken en features.
Deze bedrijven vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Kenmerken room booking displays & vergaderruimte reserveringssysteem
Onderbroken meetings? Onnodige frustraties? Maak ontmoeten op kantoor makkelijk met een vergaderruimte reserveringssysteem en room booking displays. Met onze oplossingen worden duizenden vergaderruimtes gereserveerd en beheerd. Ontdek de belangrijkste kenmerken en features.
Zaaldisplay: het flexibele room booking display
Met het Reflex Zaaldisplay wordt vergaderruimtes reserveren een fluitje van een cent. Met het Zaaldisplay voorkomt u alle pijnpunten rondom vergaderruimtes, zoals dubbele boekingen en onnodige onderbrekingen.
- Bekijk direct of een ruimte bezet is of vrij aan de kleur van de LED-rand
- Volledig inzicht in de kalender van de ruimte
- Reserveer een ruimte vanaf het scherm of via
- Outlook, Microsoft 365, Teams, Google Calendar of Topdesk
- Ruimte bezet? Zoek en vind op het display een vrije ruimte elders in het pand
- Reserveer ruimtes eenvoudig en snel met een NFC-tag en voorkom gebruik door ongeautoriseerde personen
Maar er is meer. Zo is het uiterlijk van het Zaaldisplay op maat aan te passen aan uw huisstijl. En is montage zowel op glas als op de muur mogelijk, voor een professionele en moderne uitstraling.
Reserveringssysteem voor vergaderruimtes
Op zoek naar een volledig systeem om vergaderruimtes te reserveren, beheren en misschien te verhuren? Dan is Reflex RoomManager de oplossing voor u.
- Reserveer ruimtes via RoomManager, Outlook, Teams, of de online reserveringsmodule
- Simpel en snel reserveren, wijzigen of annuleren
- Automatiseer alle communicatie rondom reserveren van ruimtes
- Toegang tot belangrijke managementinformatie, zoals no-show en bezettingsgraden
- Maak extra’s bijboeken, zoals catering of AV-apparatuur, makkelijk
Begin nu met gemakkelijk ruimtes boeken
Vind en reserveer in een paar tellen de juiste vergaderzaal of werkplek. Reflex toont realtime beschikbaarheid, zodat u nooit voor een bezette ruimte staat en uw team altijd weet waar het terechtkan.
- Realtime beschikbaarheid van alle zalen en werkplekken
- Direct boeken vanuit Outlook, Teams of de plattegrond
Efficiënt vergaderen op basis van rapportages
Reflex Online biedt uitgebreide dashboards en rapportages via onze applicatie en PowerBI om bezettingsgraden per object en no-show inzichtelijk te krijgen, zodat u stuurt op basis van daadwerkelijke feiten en cijfers.
Wat levert onze Managementinformatie u op?
- Bezettingsgraad van uw vergaderruimtes op organisatieniveau, maar ook op vestigings-, afdelings- en objectniveau
- Hoeveel no-shows, hoe vaak staat een vergaderzaal ten onrechte leeg?
- Welke zalen worden het vaakst geboekt? Zijn dat de zalen met de meeste faciliteiten, en worden die (duurdere) zalen wel terecht gereserveerd?
- Welke afdelingen of bedrijven (in geval van bedrijfsverzamelgebouw) maken het meest gebruik van de faciliteiten? Met die informatie kunt u de kosten eerlijker verdelen.
Lees hier meer over Managementinformatie.
Koppelingen en integraties
RoomManager integreert volledig met Microsoft 365, Outlook én Teams en vormt zo een krachtige uitbreiding van uw bestaande digitale werkomgeving. Vanuit één centrale plek regelt u het volledige proces: van het reserveren van een vergaderruimte tot het uitnodigen van deelnemers en het toevoegen van extra faciliteiten zoals catering of presentatiemiddelen.
Dankzij de koppeling met onze Zaaldisplays wordt realtime informatie direct op locatie getoond. Medewerkers zien in één oogopslag of een ruimte beschikbaar is, en reserveren ter plekke. Ook geven ze een ruimte vrij als dit niet meer nodig is. Zo ontstaat er meer overzicht, minder miscommunicatie en optimaal gebruik van beschikbare ruimtes.
Lees meer over Reflex Online
Catering en faciliteiten bijboeken
Binnen uw bedrijf worden ongetwijfeld regelmatig vergaderruimtes gereserveerd voor relaties, klanten of langere interne meetings. Met de cateringmodule zijn de faciliteiten in de ruimte inzichtelijk en boekt u eenvoudig extra’s bij:
- Eenvoudig extra faciliteiten bijboeken, naar eigen wens in te richten
- Op voorhand catering, koffie, thee of een lunch reserveren en dat automatisch communiceren naar de relevante personen in uw organisatie
- Logistieke voordelen: U regelt alle logistiek rondom de meetings op één plaats, wat een hoop tijd en communicatie bespaart
Meer weten? Neem contact met ons op via info@reflex-online.com of bel ons via +31(0)345 630123
Welkomscherm bij receptie: inzicht en overzicht
Direct overzicht van alle geplande meetings in uw pand. En inzicht in welke vergadering in welke ruimte plaatsvindt. Dat regelt u met een welkomscherm bij de receptie of op een specifieke afdeling. Met een welkomscherm zien u en uw collega’s direct welke meetings waar plaatsvinden. Bovendien weten gasten waar en wanneer zij worden verwacht.
Waarom organisaties voor Reflex kiezen
Ontmoeten makkelijk maken is onze missie. Daarbij hoort dat u zich geen zorgen hoeft te maken over veiligheid, compliancy en beschikbaarheid.
Veelgestelde vragen over vergaderruimte reserveringssysteem
Wat is een vergaderruimte reserveringssysteem?
Met een vergaderruimte reserveringssysteem beheert u de vergaderzalen op kantoor en zorgt u ervoor dat collega's deze kunnen boeken. U maakt de agenda van de vergaderruimte online beschikbaar en inzichtelijk. Collega's kunnen die via het reserveringssysteem boeken. Of reserveren ruimtes via hun vertrouwde Outlook-agenda, Office 365 of Google Calendar.
Vaak kunt u via een vergaderruimte reserveringssysteem ook extra's bijboeken, zoals een lunch, beamer of flip-over. Veel bedrijven breiden het reserveringssysteem uit met moderne Zaaldisplays aan de muur van de ruimte. Op die manier is het direct duidelijk of een ruimte bezet is of vrij. Ook is de ruimte dan eenvoudig ter plekke te reserveren. Een ander woord voor een vergaderruimte reserveringssysteem is een room booking systeem.
Wat is een room booking display of Zaaldisplay?
Een room booking display, zoals ons Zaaldisplay, is een 10.1" tablet bij de vergaderruimte. Een LED-rand rondom het display laat direct zien of de ruimte vrij of bezet is. Via het display boekt u de ruimte meteen en ziet u de dagagenda.
Waarmee kan het vergaderruimte reserveringssysteem koppelen?
Reflex koppelt onder andere met Outlook, Microsoft 365, Google Calendar en TOPdesk. Daarnaast zijn koppelingen met veel andere systemen mogelijk.
Begin nu met gemakkelijk ruimtes boeken
Vind en reserveer in een paar tellen de juiste vergaderzaal of werkplek. Reflex toont realtime beschikbaarheid, zodat u nooit voor een bezette ruimte staat en uw team altijd weet waar het terechtkan.
- Realtime beschikbaarheid van alle zalen en werkplekken
- Direct boeken vanuit Outlook, Teams of de plattegrond
