Hybride werken: alles wat u erover moet weten
Is effectief beheren en plannen van beschikbare werkplekken, overleg- of concentratieruimtes bij uw organisatie ook zo’n frustratiepunt? Maak hybride werken dan makkelijk met werkplekreserveringssysteem Reflex Workplaces.. Samen maken we hybride werken bij uw organisatie een succes, zonder daar vooraf grote investeringen voor te hoeven doen.
- Wat hybride werken is
- Wat medewerkers willen (spoiler: hybride werken!)
- Hoe werknemers en werkgevers de rol van het kantoor zien
- Vijf tips voor organisaties en bedrijven
- De rol van technologie in hybride werken
Zij vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Wat is hybride werken?
Hybride werken is een werkmethodiek die de afgelopen jaren in rap tempo aan populariteit heeft gewonnen. Bij hybride werken zijn medewerkers in staat om locatieonafhankelijk te werken. Dat wil dus zeggen: remote of op kantoor. Zeker sinds de coronapandemie is hybride werken niet meer weg te denken uit het kantoorleven.
Het kantoor wordt meer en meer een ontmoetingsplek, waar collega’s met elkaar meeten en greeten. In de praktijk betekent dit dat er meer overleg- en concentratieruimtes staan ten opzichte van het aantal vaste werkplekken. Om dit efficiënt vorm te geven, kiezen organisaties vaak voor een systeem voor werkplekreservering of desk booking. Op deze manier reserveren medewerkers voordat zij naar kantoor komen een werkplek die voldoet aan hun behoeftes.
De voordelen van ons systeem voor hybride werken
- Intuïtief de juiste werkplek of ruimte selecteren vanaf een 2D of 3D plattegrond
- Maximale flexibiliteit door het zoeken en vinden van een werkplek die past bij een specifieke behoefte, zoals een overleg- of concentratieplek
- Efficiënt omgaan met de ruimte op kantoor
- Waardevolle inzichten in bezettingsgraden en het gebruik van de kantoorruimte voor bedrijven
- Geen dure hardware nodig op of aan het bureau: alles wat een medewerker nodig heeft is een smartphone of laptop om een ruimte te reserveren
Begin nu met werkplekreservering
Met het werkplek reserveringssysteem van Reflex vinden en reserveren medewerkers eenvoudig een passende werkplek. Dat kan via Microsoft Teams, Outlook, de browser of de werkplek reserveren app van Reflex Workplaces.
- Reserveer werkplekken via een overzichtelijke 2D- of 3D-plattegrond
- Bekijk wanneer collega’s op kantoor zijn en waar zij zitten
- Krijg inzicht in beschikbaarheid, bezettingsgraad en no-shows
Plan een vrijblijvende demonstratie en ontdek hoe makkelijk werkplekreservering kan zijn.
Wat medewerkers willen (spoiler: hybride werken!)?
Een interessant inzicht komt uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) en een grote survey van Salesforce in 2020, net na de eerste piek van de Coronapandemie. In deze survey komt duidelijk naar voren dat, hoewel werknemers zich afvragen of dagelijks woon-werkverkeer echt nodig is, ze de traditionele werkplek zeker niet volledig willen verlaten. De belangrijkste conclusies:
Slechts 37% van alle respondenten van het Salesforce survey beschouwt fulltime remote werken als het meest aantrekkelijke langetermijnscenario.
Daarentegen wil 64% ten minste een deel van zijn werkuren op een kantoor, winkel, fabriek of ander soort werkplek doorbrengen.
Generatie Z, binnenkort het grootste gedeelte van onze beroepsbevolking, is vooral geïnteresseerd in hybride werken. Volgens het KiM heeft tussen de 55 en 70% van de thuiswerkers positieve ervaringen met thuiswerken tijdens de coronacrisis. Ongeveer 40-60% van hen verwacht vaker te blijven thuiswerken als de crisis voorbij is.
Binnen alle groepen is sprake van een significante voorkeur voor hybride werken. Een combinatie van factoren maakt hybride werken mogelijk en makkelijk.
- Makkelijker thuiswerken door de adoptie van SaaS-applicaties en cloud-based software. Doordat organisaties steeds vaker gebruik maken van cloud-based software, zoals Microsoft 365, Zoom of Salesforce, hebben medewerkers eenvoudig toegang tot alle noodzakelijke gegevens, bestanden en applicaties. Daardoor is de noodzaak om naar kantoor te gaan een stuk kleiner geworden. Een voorbeeld is de toename van het aantal Microsoft 365-abonnees en Microsoft Teams-gebruikers met respectievelijk 27% en 53% (bron: Tweakers).
- Thuis heeft bijna iedereen snel internet en goed mobiel bereik. Daarnaast hebben diverse organisaties tijdens de Coronapandemie (noodgedwongen) geïnvesteerd in thuiswerkplekken voor het personeel. Ruim 78% van de medewerkers geeft aan een goede thuiswerkplek te hebben.
- Reiskosten en reistijd besparing. Werknemers die hybride werken besparen reistijd, met alle positieve neveneffecten van dien. Daarnaast sparen werkgevers significant op reiskosten.
Kortom, volgens medewerkers is hybride werken is blijvend en wordt dat door een verbetering in de randvoorwaarden ook goed gefaciliteerd.
Het doel van een kantoor volgens werknemers en werkgevers
Thuiswerken heeft een groot deel van de mensen een betere werk-privé balans bezorgd met een gezondere levensstijl en flexibelere werkpatronen. Maar dat geldt dus zeker niet voor iedereen, zoals we in de vorige paragraaf hebben gezien. Niet alle werknemers hebben thuis een ideale situatie om in te werken en niet alle werkzaamheden kunnen remote worden uitgevoerd. Vandaar dus hybride werken. In diverse onlinebronnen wordt daarom gesproken van een 50:50 of 60:40 split tussen thuiswerken en werken op kantoor. Wat betekent dat voor de rol van het kantoor? Nou, één punt waar zowel werknemers als werkgevers het volgens PWC over eens zijn: het kantoor wordt meer en meer een ontmoetingsplek.
Hoewel leidinggevenden nog steeds veel waarde hechten aan aanwezigheid van werknemers op kantoor, erkennen beide groepen dat kantoor bij uitstek zou moeten worden benut voor het verbeteren van de samenwerking tussen medewerkers. Bijvoorbeeld door team meetings, vergaderingen en brainstormsessies. Daarnaast is maar liefst 68% van de leidinggevenden van mening dat kantoor een cruciale rol speelt om een onderscheidende bedrijfscultuur te behouden. De volgende zes punten vormen volgens werknemers en werkgevers de functie van het kantoor in een hybride werkplekmodel:
- Verbeteren van de productiviteit van medewerkers
- Samenwerking tussen individuen en teams verbeteren
- Ontmoeten van leveranciers en klanten op locatie
- Bestendigen van een onderscheidende bedrijfscultuur
- Training en persoonlijke ontwikkeling, leren van collega’s
- Toegang tot bepaalde bestanden of apparatuur
Een voorbeeld van een bedrijf dat hybride werkt volgens de 60:40 split is Vodafone.
Vijf tips voor hybride werken
Bent u op zoek naar concrete handvaten om hybride werken in uw organisatie te implementeren? Er zijn talloze onderzoeken over hybride werken beschikbaar. Wij hebben ons erin verdiept en vijf concrete tips voor hybride werken voor u op een rij gezet.
1. Enable hybride werken met cloud-based software
Pakketten zoals Microsoft 365 zijn bij uitstek geschikt voor hybride werken. Met dergelijke software hebben medewerkers altijd toegang tot hun (gedeelde) bestanden en up-to-date applicaties.
2. Reserveren van werkplekken en werkruimten
In veel kantoren wordt opnieuw gekeken naar de inrichting en komen er minder vaste werkplekken beschikbaar. Het reserveerbaar maken van werkplekken is in zo’n situatie echt een must. En dat doet u met een desk booking systeem, een reserveringssysteem voor werkplekken. Hiermee maakt u het leven van uw medewerkers makkelijker en faciliteert u hybride werken in uw organisatie optimaal. Bekijk ons desk booking systeem Reflex Workplaces voor meer informatie.
3. Optimaliseer de interne communicatie
Technisch gezien vaak ook cloud-based software, maar belangrijk om te benoemen is de interne communicatie. Waar er vaak een face-to-face teammeeting of projectoverleg was, gebeurt veel nu digitaal. Er zijn diverse tools beschikbaar die u helpen om projectmanagement te stroomlijnen en de interne communicatie te verbeteren. Denk aan Monday, Slack of Simpplr.
4. Implementeer een room booking systeem
Room booking systemen informeren werknemers over het aantal beschikbare kamers, de huidige status van deze kamers (leeg of bezet) op een bepaald moment en de geboekte en beschikbare tijdsslots voor toekomstig gebruik. Essentieel als u ontmoetingen makkelijk wilt maken en samenwerking wilt stimuleren. Een voorbeeld van een room booking systeem is Reflex RoomManager.
5. Toegang tot goede samenwerkingstools
Zorg ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot goede tools om samen te werken. Denk aan een videoconferencing oplossing, zoals Zoom of Teams. Of aan een oplossing waarmee mensen samen aan bestanden kunnen werken, zoals Sharepoint, Dropbox of Google Docs.
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Meer dan 300 organisaties gebruiken Reflex voor het reserveren en beheren van ruimtes, werkplekken en andere gedeelde voorzieningen. Met onze desk booking software kiest u voor een gebruiksvriendelijk en betrouwbaar systeem dat met uw organisatie kan meegroeien.
- Bewezen betrouwbaar: een uptime van meer dan 99,97% over de afgelopen drie jaar
- Veilig ingericht: Reflex Online is ISO 27001-gecertificeerd en voldoet aan de AVG
- Flexibel inzetbaar: geschikt voor meerdere locaties, verschillende objecten en koppelingen met Microsoft 365 en Google Workspace
Ontdek tijdens een vrijblijvende demonstratie hoe Reflex Workplaces aansluit op uw organisatie.
