Digitale bezoekersregistratie: van aanmeldzuil tot toegangscontrole
Reflex Visitor is een complete oplossing voor digitale bezoekersregistratie. Van preregistratie en check-in tot bezoekersbadges, hostmeldingen en toegangsverlening: u organiseert het volledige bezoekersproces vanuit één gebruiksvriendelijke omgeving. Bezoekers melden zich aan via een aanmeldzuil of intercomzuil. Volledig afgestemd op locatie en huisstijl. Reflex Visitor biedt:
- Veilige digitale bezoekersregistratie: Reflex Online is ISO 27001-gecertificeerd en uw bezoekersgegevens worden in Europa gehost.
- Ondersteuning bij compliance: leg bezoekersgegevens, aanwezigheid en bevestigde instructies zorgvuldig vast voor de AVG, ISO, BRCGS en HACCP.
- Een efficiënt bezoekersproces: registreer bezoekers vooraf, laat hen snel inchecken en informeer automatisch de juiste medewerker.
- Realtime inzicht in aanwezigheid: zie direct welke bezoekers worden verwacht, aanwezig zijn of het pand hebben verlaten.
Benieuwd hoe digitale bezoekersregistratie binnen uw organisatie werkt? Plan een vrijblijvende demonstratie en ontdek de mogelijkheden van Reflex Visitor
Zij vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Wat is digitale bezoekersregistratie?
Digitale bezoekersregistratie is het proces waarbij bezoekers zich digitaal aanmelden bij binnenkomst van een locatie. Dit gebeurt doorgaans via een aanmeldzuil, digitale receptie of mobiele app. In plaats van een papieren registratieformulier vullen bezoekers hun gegevens in via een interactief systeem. Zo heeft u direct inzicht in wie zich in het gebouw bevindt en stroomlijnt u de communicatie.
De meeste organisaties kiezen voor bezoekersregistratie in combinatie met een aanmeldzuil bij de entree. Met aanmeldzuilen verloopt de registratie van bezoekers en medewerkers sneller en efficiënter. In plaats van te wachten op een receptionist, melden bezoekers zichzelf eenvoudig aan via een gebruiksvriendelijk touchscreen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een soepele doorstroom bij de entree.
Oplossingen voor bezoekersregistratie
Bij Reflex Online vindt u alles wat u nodig heeft voor een betrouwbaar en professioneel bezoekersregistratiesysteem. Wij leveren zowel de software als de hardware voor een complete, gebruiksvriendelijke digitale bezoekersregistratie.
Aanmeldzuilen voor self check-in
Met een aanmeldzuil registreren bezoekers zichzelf snel en eenvoudig. Er zijn verschillende modellen beschikbaar voor plaatsing op een balie, aan de wand of vrijstaand in uw ontvangstruimte.
- Aanmelden met een QR-code, afspraaknummer of via het scherm
- Automatisch medewerkers informeren en een bezoekersbadge printen
- In uw huisstijl en geschikt voor AVG-, veiligheids- en complianceprocessen
Reflex Online is ISO 27001-gecertificeerd en levert zowel de software als de hardware.
Intercomzuil voor onbemande recepties
De Reflex Intercomzuil combineert bezoekersregistratie met directe communicatie. Dit maakt de zuil ideaal voor onbemande recepties, bedrijfsverzamelgebouwen en logistieke locaties.
- Rechtstreeks bellen met een medewerker, afdeling of algemeen nummer
- Een VoIP-belboom inrichten op basis van uw organisatie
- Verkrijgbaar in modellen voor binnen- en buitengebruik
Bezoekers krijgen direct contact met de juiste persoon, zonder tussenkomst van een receptiemedewerker.
Bezoekersregistratie & toegangscontrolesysteem
Door Reflex Visitor aan uw toegangscontrolesysteem te koppelen, combineert u bezoekersregistratie met gecontroleerde toegang. Bezoekers krijgen alleen toegang tot de locaties die voor hun bezoek nodig zijn.
- Tijdelijke toegang verlenen met een persoonlijke QR-code
- Koppelen met deuren, toegangspoorten, sluizen en slagbomen
- Toegang tot een parkeerterrein regelen op basis van een kenteken
De inrichting wordt afgestemd op uw locatie en bestaande beveiligingsomgeving.
Digitale receptie met bezoekersregistratie
Met een digitale receptie organiseert u het volledige bezoekersproces vanuit één centrale omgeving. De oplossing ondersteunt uw receptiemedewerkers en zorgt voor een professionele ontvangst.
- Bezoekers vooraf registreren via Microsoft 365, Outlook of Google Workspace
- Automatisch uitnodigingen, QR-codes en hostmeldingen versturen
- Realtime inzicht in verwachte, aanwezige en vertrokken bezoekers
Zo houdt uw receptie overzicht en verloopt iedere ontvangst op een consistente manier.
Virtuele receptie met 2D en 3D kiosks
Met een virtuele receptie worden bezoekers op afstand persoonlijk te woord gestaan door een receptionist. Via een 2D- of 3D kiosk krijgt de bezoeker direct hulp, ook wanneer op locatie geen receptiemedewerker aanwezig is.
- Persoonlijk contact met een receptionist op afstand
- Beschikbaar als professionele 2D of 3D holographical oplossing
- Ideaal voor onbemande recepties en meerdere locaties
Zo biedt u bezoekers persoonlijke service zonder dat op iedere locatie permanent een receptionist aanwezig hoeft te zijn.
Waarom kiezen voor digitale bezoekersregistratie?
Iedere bezoeker professioneel ontvangen
Laat bezoekers zichzelf aanmelden via een aanmeldzuil of persoonlijk ontvangen door een virtuele receptionist. De juiste medewerker krijgt automatisch bericht zodra het bezoek is gearriveerd.
Altijd inzicht in wie aanwezig is
Bekijk realtime welke bezoekers en medewerkers aanwezig zijn. Zo beschikt u bij een calamiteit, controle of audit direct over een volledige en actuele presentielijst.
Veilig en compliant registreren
Registreer persoonsgegevens AVG-proof met een ISO 27001-gecertificeerde oplossing. Laat bezoekers digitaal akkoord gaan met huis- en veiligheidsregels en koppel de registratie aan uw toegangscontrole.
Begin nu met digitale bezoekersregistratie
Laat bezoekers zich zelfstandig aanmelden via een aanmeldzuil of persoonlijk ontvangen door een virtuele receptionist. De juiste medewerker krijgt automatisch bericht, terwijl u toegang regelt en altijd ziet wie aanwezig is.
- Een volledig overzicht van alle in het pand aanwezige personen.
- Optimaliseer iedere bezoekersstroom en ontvang uw gasten professioneel
- Actuele bezoekers- en aanwezigheidsregistratie, AVG-proof en ISO 27001-gecertificeerd
Denkt u na over…
- Een aankomende audit voor ISO 27001 en hoe bezoekersregistratie daarbij helpt?
- HACCP of BRCGS in verhouding tot bezoekersregistratie?
- Het verbeteren van de bezoekersregistratie bij uw organisatie?
- Een aanmeldzuil of intercomzuil bij de ingang van uw bedrijf?
- Het optimaliseren van bezoekersstromen, wachtrijen en balies?
Dan is Reflex Visitor de oplossing voor u. Plan een vrijblijvende demonstratie in en wij vertellen u er alles over.
Wat zijn de voordelen van een bezoekersregistratiesysteem?
Verbeter de ontvangst van bezoekers op uw locatie met onze aanmeldzuil en ons aanmeldsysteem: Reflex Visitor. Door een naadloze integratie van een digitale bezoekersregistratie, aanmeldsysteem en aanmeldzuil wordt het beheren van bezoekersstromen nog eenvoudiger.
- Professionele uitstraling: Maak een goede eerste indruk op uw bezoekers, gasten en (potentiële) klanten. Een gestroomlijnd aanmeldsysteem in combinatie met een moderne eyecatcher in de vorm van een aanmeldzuil geeft uw organisatie een professionele uitstraling.
- Snelle verwerkingstijd: Door vooraf aan te kunnen melden én ter plekke te kunnen registreren, is het aanmelden van bezoekers een fluitje van een cent.
- Volledig en compliant: Met de combinatie van een aanmeldzuil, digitale bezoekersregistratie en aanmeldsysteem heeft u te allen tijde een volledig overzicht van alle aanwezige en te verwachten bezoekers. Zo bent u volledig compliant volgens de Arbowet, AVG/GDPR en voldoet u aan eisen vanuit onder andere ISO & HACCP. Reflex Online is ISO 27001 gecertificeerd.
- Bespaar kostbare resources: Geen gedoe meer met schuifborden, papieren lijsten of bewerkelijke Excel-spreadsheets. Met Reflex Visitor heeft u alles rondom aanwezige personen in uw pand in één toegankelijk en gastvrij systeem.
- Eén aanspreekpunt: Reflex maakt ontmoeten makkelijk. Met Reflex Online heeft u één aanspreekpunt voor alles rondom digitale bezoekersregistratie, aanmeldzuilen, toegangscontrole en andere slimme kantooroplossingen.
Bezoekersregistratie en compliancy: veiligheid als standaard
Het verwerken van persoonsgegevens moet zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving gebeuren. Reflex Online hecht grote waarde aan dataveiligheid en transparantie. Met onze oplossingen voor digitale bezoekersregistratie waarborgt u verwerking van alle bezoekersdata conform de AVG en GDPR.
- Automatische gegevensverwijdering: na de overeengekomen bewaartermijn worden persoonsgegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd.
- Digitale toestemmingsverklaring: bezoekers kunnen via de zuil akkoord gaan met uw bezoekersbeleid of gezondheidsverklaring.
- ISO 27001 gecertificeerd: Reflex Online voldoet aan de hoogste norm voor informatiebeveiliging. Uw gegevens en die van uw bezoekers zijn bij ons in veilige handen.
Met Reflex Visitor voldoet uw organisatie moeiteloos aan alle wet- en regelgeving en biedt u bezoekers een veilig en transparant registratieproces.
Lees meer over Reflex Online
Veelgestelde vragen over bezoekersregistratie
Wat is het verschil tussen een aanmeldzuil en een digitale receptie?
Een aanmeldzuil is een integratie van software en hardware. In een kiosk wordt een touchscreen display geplaatst waarop bezoekers zich aan kunnen melden. Een aanmeldzuil maakt vaak onderdeel uit van een digitale receptie oplossing. Een digitale receptie is naast een aanmeldzuil ook vaak de toegangsverlener en communicatietool van bezoekers naar medewerkers to
Is digitale bezoekersregistratie AVG-proof?
Ja. Reflex Visitor voldoet aan de AVG en ondersteunt automatische dataverwijdering en digitale toestemmingen.
Hoe werkt bezoekersregistratie met een aanmeldzuil?
Bij aankomst meldt een bezoeker zich aan via het touchscreen van de aanmeldzuil. De bezoeker kiest de medewerker die wordt bezocht of scant een QR-code uit de uitnodigingsmail. Vervolgens ontvangt de medewerker automatisch een melding dat het bezoek is gearriveerd via mail, Teams of telefonisch.
Kan een aanmeldzuil ook bezoekersbadges printen?
Ja, een aanmeldzuil of intercomzuil kan worden ingericht om na het inchecken een bezoekersbadge af te geven. Zo kan een bezoeker zich aanmelden en direct een herkenbare badge meenemen. Op de badge kunnen bijvoorbeeld de naam en de datum van het bezoek staan, afhankelijk van de inrichting.
Kan een aanmeldzuil worden gekoppeld aan Outlook of Microsoft 365?
Ja. Met een koppeling met Outlook of Microsoft 365 melden medewerkers bezoekers vooraf aan via hun agenda. De bezoeker ontvangt daarna automatisch een bevestiging en eventueel een QR-code, zodat het aanmelden bij aankomst snel gaat.
Wat kost Reflex Visitor?
Reflex Visitor is beschikbaar vanaf € 995 per jaar. De uiteindelijke prijs hangt af van uw gewenste opstelling. Tijdens een demo bespreken we uw situatie en krijgt u direct een gerichte prijsindicatie.
Is bezoekersregistratie verplicht voor ISO 27001?
ISO/IEC 27001 schrijft niet specifiek een digitaal bezoekersregistratiesysteem voor. Echter verlangt de norm wel dat een organisatie informatiebeveiligingsrisico’s beoordeelt en passende maatregelen neemt. Daaronder kan ook het beheersen van fysieke toegang tot locaties en beveiligde ruimtes vallen.
Blijkt uit uw risicoanalyse dat bezoekers een beveiligingsrisico vormen, dan kan registratie onderdeel worden van uw informatiebeveiligingsbeleid. U legt dan bijvoorbeeld vast wie toegang kreeg, door wie de bezoeker werd ontvangen en wanneer deze het pand verliet. De gekozen maatregelen en procedures moeten tijdens een audit aantoonbaar worden uitgevoerd.
Is bezoekersregistratie verplicht?
Er geldt geen algemene wettelijke verplichting om iedere bezoeker te registreren. De noodzaak hangt af van uw veiligheidsbeleid, RI&E, BHV- en ontruimingsplan en eventuele eisen binnen uw branche. Ook certificeringen en afspraken met klanten kunnen registratie van bezoekers, leveranciers of contractors voorschrijven.
Een papieren inschrijfboek is niet automatisch verboden onder de AVG. De gegevens moeten wel worden afgeschermd, voor een duidelijk doel worden verzameld en tijdig worden verwijderd. Met digitale bezoekersregistratie legt u aanwezigheid zorgvuldig vast volgens de regels en bewaartermijnen die uw organisatie hanteert.
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Reflex Online is specialist in digitale bezoekersregistratie. Een betrouwbare partner op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, beveiliging en klantgerichtheid. Onze klanten kiezen voor ons vanwege:
- Gebruiksgemak: intuïtieve interfaces en eenvoudige implementatie.
- Veiligheid: ISO 27001 certificering en AVG-compliance.
- Hoge uptime: van meer dan 99,97% over de afgelopen drie jaar gemeten.
- Flexibiliteit: geschikt voor iedere organisatiegrootte of -structuur en scenario.
- Innovatie: constante ontwikkeling en verbeteringen op basis van gebruikerservaring.
