Room booking voor vergaderruimtes

Vijf modules voor room booking en aanvullende diensten

Ons room booking systeem voor vergaderruimtes bestaat uit vijf modules, die meetings een stuk efficiënter maken. U kunt ook kiezen voor een koppeling met uw huidige online agenda en de module ‘Online reserveren’ niet meenemen in uw pakket.

1. Online reserveringssysteem

Met Reflex RoomManager en de module ‘Online reserveren’ worden ruimtes gereserveerd en beheerd. U kies een tijd, locatie en stuurt alle deelnemers een uitnodiging per mail. Dit regelt RoomManager allemaal voor u. Geen losse mailtjes meer dus. Bijhouden wie wel en niet aanwezig zal zijn is ook niet nodig. De module toont een handig overzicht. De informatie is altijd realtime en kan zowel op de pc, als via de RoomManager app of op een zaaldisplay bij de deur worden ingezien en aangepast. Reserveren werkt met een persoonlijke login via uw e-mailadres. De module ‘Online reserveren’ is niet van toepassing als u besluit om Reflex RoomManager te koppelen met Outlook of Google Calendar.

Leestip: Vergaderruimtes boeken via een app

2. Zaaldisplay: ons room booking display

Ons Zaaldisplay is de ideale oplossing voor organisaties die verwarring en onderbroken meetings willen voorkomen. U koppelt Reflex RoomManager of uw bestaande agendasysteem, zoals Microsoft 365, Outlook of Google Calender aan ons Zaaldisplay. Ons Zaaldisplay is een room booking display en daarop worden dan de huidige en toekomstige meetings getoond. Dit zijn displays in tabletformaat die u bij de deur van elke ruimte hangt om gasten daar inzicht en overzicht te bieden. U heeft ook de mogelijkheid om direct een ruimte te reserveren of vrij te geven of om te kijken of elders in het gebouw nog een zaal kan worden gereserveerd. 

3. Welkomscherm

Via deze module kan RoomManager worden gekoppeld aan een Welkomscherm. Een digitaal scherm bij de ingang of receptie geeft bezoekers en medewerkers niet alleen een warm welkom, maar voorkomt ook verwarring en irritatie. Niets is vervelender voor uw gasten dan eindeloos zoeken naar de juiste locatie. Uw receptie is bovendien een hoop tijd kwijt aan dit soort vragen. Een welkomscherm toont de tijden en locaties van de vergaderingen van die dag. Op die manier zien bezoekers in één oogopslag waar ze moeten zijn.

4. Rapportages

Kostenbesparend werken begint met inzicht. Statistieken over de bezettingsgraad van uw vergaderruimtes en eventuele kostenposten, zoals no-shows en bijgeboekte faciliteiten. De managementmodule verzamelt alle gegevens en geeft u in een handomdraai inzicht en overzicht. Dit biedt u de mogelijkheid om aan de hand van rapportages te optimaliseren en kosten direct bij de juiste partij te innen.

5. Catering

De beste meetings beginnen met een goede kop koffie! Als gastheer wilt u het bezoekers natuurlijk een warm welkom bieden. Soms duurt een overleg langer en wilt u misschien ook catering bij bestellen. Of er zijn extra stoelen nodig of presentatiemiddelen als een beamer, whiteboard of presentatiescherm. Ook dit regelt u direct in de RoomManager room booking voor vergaderruimtes. De facilitaire dienst krijgt een seintje en zorgt ervoor dat alles op moment van aanvang gereed staat.