Vergaderruimtes boeken via een app

Veilige cloudsoftware waarmee u altijd en overal vergaderruimtes reserveert en beheert. Reflex RoomManager wordt sinds 2005 doorontwikkeld op basis van de dagelijkse praktijk bij organisaties. Medewerkers gebruiken RoomManager via de browser, de Reflex App of rechtstreeks binnen Microsoft Teams, Outlook en Copilot. Zo blijft een vergaderruimte boeken onderdeel van de werkomgeving die zij al gebruiken.

Reflex RoomManager in het kort

Reflex RoomManager is een vergaderruimte reserveringssysteem. Het systeem koppelt onder andere met Outlook, Microsoft 365 en Google Calendar en synchroniseert reserveringen continu met de agenda van de ruimte. Medewerkers zien welke ruimtes beschikbaar zijn en boeken een passende ruimte op basis van tijd, capaciteit en aanwezige faciliteiten.

Tijdens het reserveren kunnen zij ook facilitaire diensten toevoegen, zoals catering of audiovisuele middelen. De catering of facilitaire afdeling ontvangt hiervan een centraal overzicht. Gebruikt u Zaaldisplays of een welkomstscherm, dan wordt de actuele ruimteplanning ook daar weergegeven.

Leestip: Vergaderruimtes reserveren in Outlook, Microsoft 365 of Google Calendar

Vergaderruimtes boeken via de app

Medewerkers werken geregeld thuis, onderweg of op verschillende locaties. Met de Reflex App kunnen zij via hun telefoon of tablet een vrije vergaderruimte zoeken, reserveren, wijzigen of annuleren. RoomManager is daarnaast beschikbaar in de browser en binnen Microsoft Teams, Outlook en Copilot.

Reserveringen zijn direct zichtbaar voor deelnemers en worden verwerkt in de agenda van de vergaderruimte. Uitgenodigde collega’s ontvangen de afspraak via hun vertrouwde agendaomgeving. De actuele reservering verschijnt ook automatisch op het Zaaldisplay en het eventuele welkomstscherm op locatie.

De voordelen van RoomManager

• Beschikbaar waar medewerkers werken: reserveer via Microsoft Teams, Outlook, Copilot, de Reflex App of de browser.
• Altijd actuele informatie: bekijk realtime de beschikbaarheid, capaciteit, faciliteiten en planning van vergaderruimtes.
• Eén proces voor ruimte en services: boek tegelijk een ruimte, deelnemers, catering en andere facilitaire voorzieningen.
• Gekoppeld aan displays: toon reserveringen automatisch op Zaaldisplays en welkomstschermen bij de vergaderruimtes.

Reflex Online is ISO 27001-gecertificeerd. Updates van de cloudsoftware worden centraal uitgevoerd, waardoor gebruikers steeds met de actuele versie van RoomManager werken.

Hoe werkt vergaderruimtes inplannen via de app?

In de Reflex Teams App opent u RoomManager rechtstreeks vanuit Microsoft Teams. U kiest een datum en tijd, bekijkt de beschikbare vergaderruimtes en selecteert een ruimte die past bij het aantal deelnemers en de gewenste faciliteiten. Na bevestiging wordt de reservering direct verwerkt in de agenda van de ruimte.

Dezelfde reservering kan ook worden gemaakt via Outlook, Copilot, Google Calendar, de mobiele Reflex App of de browser. Medewerkers hoeven daardoor niet allemaal op dezelfde manier te werken. De reservering blijft in iedere gekoppelde omgeving actueel en verschijnt ook op het Zaaldisplay bij de ruimte.

Vergaderruimtes delen met andere bedrijven

In een bedrijfsverzamelgebouw worden vergaderruimtes vaak door meerdere organisaties gebruikt. Handmatig plannen via een centrale receptie of het secretariaat kost dan veel tijd. Met de publieke module van RoomManager krijgen medewerkers van verschillende bedrijven een eigen inlog waarmee zij beschikbare ruimtes kunnen bekijken en reserveren.

Per organisatie kan worden vastgelegd wie welke ruimtes mag boeken en onder welke voorwaarden. Beheerders houden centraal inzicht in reserveringen en het gebruik per bedrijf. Dat geeft ook houvast wanneer kosten voor ruimtes, catering of facilitaire diensten worden doorberekend.