Hoe maakt u een agenda voor vergaderruimtes?

Een vergaderruimte die in Outlook vrij lijkt, maar al door een collega is gereserveerd. Een zaal die leegstaat terwijl de agenda bezet aangeeft. Of medewerkers die bij de receptie moeten vragen welke ruimte nog beschikbaar is. Zulke situaties ontstaan wanneer afspraken en het gebruik van ruimtes niet goed op elkaar aansluiten.

U kunt voor elke vergaderruimte een eigen agenda aanmaken in Microsoft 365. Medewerkers voegen de ruimte vervolgens toe aan een uitnodiging in Outlook of Teams. Een ruimteagenda geeft overzicht van de reserveringen. Wilt u ook bij de deur zien of een ruimte vrij is, of ter plekke kunnen reserveren? Dan kunt u de agenda uitbreiden met een reserveringssysteem en een display.

Een agenda voor een vergaderruimte aanmaken in Microsoft 365

In Microsoft 365 maakt u een vergaderruimte aan als een ruimtepostvak. Dat postvak heeft een eigen agenda. Medewerkers kunnen de ruimte vervolgens als locatie toevoegen aan een vergadering. Outlook controleert de beschikbaarheid en verwerkt de reservering volgens de instellingen van de ruimte.

Voor het aanmaken en beheren van ruimtepostvakken zijn beheerdersrechten nodig. De IT-beheerder legt onder meer de naam, locatie en capaciteit vast. Ook kunnen er regels worden ingesteld voor het automatisch accepteren of weigeren van reserveringen.

Bij het inrichten zijn deze punten belangrijk:

• Geef de ruimte een herkenbare naam, bijvoorbeeld met gebouw en verdieping.
• Vul de capaciteit en relevante voorzieningen in, zoals een scherm of videoconferentiesysteem.
• Stel in wie de ruimte mag reserveren en hoe reserveringsverzoeken worden verwerkt.
• Test of medewerkers de ruimte kunnen vinden en of de agenda de reservering goed verwerkt.

Microsoft biedt hiervoor onder meer de Planningsassistent en Room Finder. Welke zoekmogelijkheden medewerkers zien, hangt mede af van de configuratie van de ruimte en de Microsoft 365-omgeving. In de uitleg over vergaderruimtes beheren in Outlook en Microsoft 365 leest u meer over het instellen van ruimteagenda’s.

Wat regelt een ruimteagenda?

Een eigen agenda helpt medewerkers een beschikbare ruimte te vinden en voorkomt dat dezelfde ruimte op hetzelfde moment dubbel wordt geboekt. De agenda kan ook worden gebruikt om de reserveringsregels centraal te beheren. Denk aan wie mag boeken, hoe ver vooruit dat kan en of een reservering automatisch wordt geaccepteerd.

De agenda laat zien wat er is gereserveerd. Daarmee weet u nog niet altijd of een vergadering daadwerkelijk doorgaat. Een ruimte kan bijvoorbeeld geboekt zijn terwijl de deelnemers niet komen opdagen. Ook is een agenda op zichzelf niet zichtbaar voor iemand die al voor de deur staat.

Beschikbaarheid zien en boeken bij de ruimte

Een display bij de vergaderruimte toont de actuele status en planning op locatie. Met de Reflex Zaaldisplays zien medewerkers aan de LED-indicator of een ruimte vrij of bezet is. Afhankelijk van de inrichting kunnen zij de ruimte ook direct op het display reserveren, verlengen of vrijgeven. Deze room booking displays synchroniseren reserveringen met het gekoppelde agendasysteem.

Dat is vooral handig op locaties waar medewerkers vaak ad hoc een ruimte zoeken. Een agenda op de computer helpt bij het plannen vooraf; bij de deur ziet u wat er op dat moment met de ruimte gebeurt.

Wanneer is aanvullende reserveringssoftware handig?

Voor een kleine locatie kan een ruimtepostvak in Microsoft 365 voldoende zijn. Extra ondersteuning kan van pas komen als medewerkers op meerdere locaties ruimtes gebruiken, als reserveringen uit verschillende systemen samenkomen of als u meer inzicht wilt in het gebruik van de ruimtes.

Reflex RoomManager, ons vergaderruimte reserveringssysteem,koppelt het reserveren en beheren van vergaderruimtes aan bestaande agenda’s, zoals Outlook, Microsoft 365 of Google Calendar. De oplossing kan ook reserveringen via Teams ondersteunen. In combinatie met Zaaldisplays zien medewerkers de planning bij de ruimte. Afhankelijk van de inrichting kunnen ook facilitaire extra’s, zoals catering, worden meegenomen.

Voor beheerders speelt bovendien een andere vraag: hoe vaak worden ruimtes daadwerkelijk gebruikt? Bezettingsgegevens en informatie over no-shows kunnen helpen om de planning en het aantal beschikbare vergaderruimtes te beoordelen.