De 5 voordelen van een digitale receptie receptie
Steeds meer bedrijven maken gebruik van een digitale receptie om hybride werken en ontmoeten makkelijk te maken. Wat zijn de voordelen? We hebben ze voor u op een rij gezet.
Wat is een digitale receptie precies?
Een digitale receptie zorgt ervoor dat u uw gasten klantvriendelijk en op maat ontvangt. Dat doen bedrijven vaak met een aanmeldzuil, aanmeldsysteem of digitaal bezoekersregistratiesysteem bij de ingang van uw organisatie. Deze begrippen worden vaak gebruikt en bedoelen eigenlijk hetzelfde: een combinatie van hardware (een display) en software (een systeem) waar gasten zich op aan- en af kunnen melden. Vaak gaat dit in combinatie met een receptiemedewerker die zorgt voor een warm welkom van uw gasten.
Zij vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Top 5 voordelen van een digitale receptie
1) Geef gasten een warm welkom
De belangrijkste reden: geef uw gasten een warm welkom. Een digitale receptie is hét verlengstuk van de receptiemedewerker en niet per sé een vervanger. De receptiemedewerker is in ieder geval niet altijd aanwezig en dus is de receptie regelmatig onbemand, dan wilt u niet dat gasten gaan dwalen. Daarnaast kan uw medewerker zich zo focussen op dat wat er echt toe doet: een goede ervaring bieden aan uw gasten. En niet het bijhouden van papieren lijstjes of spreadsheets.
1) Overzicht van alle aanwezige bezoekers
U weet dankzij het digitale logboek ten alle tijden wie waar en wanneer in uw pand is (geweest). Dit is belangrijk om te weten bij calamiteiten en heeft u met een digitale receptie direct geregeld. Extra tip: veel organisaties melden ook hun eigen medewerkers aan via het systeem, precies om deze reden!
3) Minder communicatie, dus minder kansen op fouten
Met een digitale receptie is minder effort nodig om mensen te laten weten dat hun bezoek is gearriveerd. De ontvanger van het bezoek krijgt direct na de aanmelding een seintje dat het bezoek is gearriveerd.
4) Controle over maximale bezoekcapaciteit
Een digitale receptie zorgt ervoor dat er niet meer mensen aanwezig zijn dan is toegestaan op uw locatie. Handig in tijden waarin u wellicht een beperkte capaciteit heeft of een beperkt aantal mensen per vierkante meter wilt ontvangen.
5) Zekerheid dat u voldoet aan wet- en regelgeving
Vanuit HACCP, ISO, Arbo en AVG/GDPR zijn er allerlei eisen bij het ontvangen van bezoek op uw locatie. Een daarvan is het bijhouden van een logboek. Bij veel organisaties gebeurt dit niet, nauwelijks of handmatig. Met een digitale receptie regelt u alles op een centrale plek.
Ontvang bezoekers professioneel met een digitale receptie
Laat bezoekers zich snel en zelfstandig aanmelden via een aanmeldzuil. De juiste medewerker ontvangt automatisch een melding en u houdt altijd overzicht over wie aanwezig is.
- Vooraf aanmelden en snel inchecken met een QR-code
- Automatische hostmeldingen via e-mail, Teams of sms
- Actuele bezoekers- en aanwezigheidsregistratie, AVG-proof en ISO 27001-gecertificeerd
