Hybride werken binnen de zakelijke dienstverlening
Medewerkers van accountants-, advocaten- en advieskantoren verdelen hun werkweek over thuis, kantoor en locaties van cliënten. Voor iedere kantoordag zoeken zij een geschikte werkplek, vergaderruimte en soms een parkeerplaats. De benodigde faciliteiten verschillen per afspraak: een vertrouwelijk cliëntgesprek vraagt om privacy, terwijl een hybride overleg goede audiovisuele voorzieningen vereist. Tegelijkertijd blijven gereserveerde werkplekken en ruimtes regelmatig ongebruikt doordat afspraken wijzigen.
Reflex ondersteunt zakelijke dienstverleners bij het reserveren van werkplekken, vergaderruimtes en gedeelde voorzieningen. Zaaldisplays en check-in registreren het werkelijke gebruik, terwijl rapportages inzicht geven in bezetting, no-shows en ruimtegebruik. Reflex Visitor ondersteunt daarnaast een professionele ontvangst van cliënten en andere zakelijke bezoekers.
Herkenbare uitdagingen in de zakelijke dienstverlening
Deze bedrijven vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Hoe Reflex Online zakelijke dienstverleners ondersteunt
Elke sector heeft eigen ritmes, regels en bezoekers. Kies de uwe en zie hoe Reflex het dagelijkse regelwerk lichter maakt.
Werkplekken en voorzieningen reserveren
Met Reflex Workplaces bekijken medewerkers vooraf de beschikbaarheid per locatie. Zij selecteren via een plattegrond een werkplek die past bij hun werkdag, bijvoorbeeld dicht bij collega’s of in een rustig gedeelte van het kantoor.
Ook parkeerplaatsen, fietsen, ov-kaarten en andere gedeelde voorzieningen krijgen een plaats in het reserveringsproces. Zo plant de medewerker het volledige kantoorbezoek vanuit één omgeving.
Ruimtegebruik ondersteunen met Zaaldisplays
Een Zaaldisplay toont via de LED-rand direct of een vergaderruimte vrij of bezet is. Medewerkers bekijken de actuele planning, reserveren ter plaatse een vrije ruimte en starten, verlengen of stoppen hun bijeenkomst.
De startfunctie bevestigt dat een gereserveerde ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt. Blijft deze bevestiging uit, dan geeft Reflex de reservering automatisch vrij en wordt de ruimte opnieuw beschikbaar.
Data & Insights voor Facility Managers en IT
Reflex Data & Insights brengt reserveringen, check-ins en werkelijk gebruik samen. Facility Managers en IT krijgen inzicht in bezetting, no-shows, vergaderdruk, piekdagen en structureel ongebruikte capaciteit per locatie, werkplek en vergaderruimte.
Zo onderbouwen zij beslissingen over vierkante meters, kantoorindeling, beschikbare faciliteiten en de juiste verhouding tussen werkplekken en vergaderruimtes.
Bezoekers professioneel ontvangen
Medewerkers registreren cliënten en andere bezoekers vooraf. De bezoeker ontvangt informatie over de afspraak en eventueel een persoonlijke QR-code.
Bij aankomst meldt de bezoeker zich aan via een digitale aanmeldzuil. Reflex informeert de ontvangende medewerker direct over de aankomst. Een centrale receptiemedewerker ondersteunt bezoekers op kleinere locaties desgewenst via een videoverbinding.
Verhalen vanuit onze klanten over hun op maat gemaakte oplossing
200 gedeelde ruimtes en objecten reserveren bij gemeente Apeldoorn
“De tool is eenvoudig. We krijgen weinig vragen en het gaat eigenlijk altijd goed. Bij de vergaderruimtes maken we ook gebruik van Zaaldisplays. Met de Zaaldisplays zijn we flexibeler, omdat je aan de zaal kunt zien of en wanneer een ruimte beschikbaar is. En bij no-show kan je gewoon gaan zitten. Dat werkt erg prettig.”
Daniel Keij, Smart Building Regisseur
Room booking displays en bezoekersregistratie bij XXL Nutrition
“Het werkt zoals bedoeld. Voor ons geeft het rust: ruimtes zijn overzichtelijk geregeld en bezoekersregistratie is gewoon goed georganiseerd. Het grootste verschil zit in het gemak. Je ziet direct of een ruimte vrij is en kunt die ook meteen boeken. Dat voorkomt afstemming en gedoe.”
Guus van Nunen, COO
Grip op iedere kantoordag en iedere vierkante meter
Medewerkers organiseren hun kantoordag vooraf en reserveren een passende werkplek, vergaderruimte, parkeerplaats of gedeelde voorziening. Zaaldisplays tonen de actuele status van vergaderruimtes en check-in maakt ongebruikte reserveringen opnieuw beschikbaar.
Facility management krijgt inzicht in reserveringen, werkelijk gebruik, no-shows, piekdagen en bezettingsgraden. Daarmee onderbouwt de organisatie beslissingen over capaciteit, kantoorindeling en vierkante meters.
Bezoekers volgen eveneens een duidelijk proces. Zij melden zich bij aankomst aan en de juiste medewerker ontvangt direct een melding.
Lees meer over Reflex Online
Maak hybride werken en ontmoeten makkelijker
Breng het reserveren van werkplekken, vergaderruimtes en voorzieningen samen met professionele bezoekersregistratie. Geef medewerkers direct overzicht en krijg grip op bezetting, no-shows en het werkelijke gebruik van uw kantoren.
- Reserveer werkplekken, vergaderruimtes en voorzieningen
- Ontvang cliënten en relaties professioneel
- Stuur op bezetting, no-shows en daadwerkelijk gebruik
Voor zakelijke dienstverleners met een dynamische werkomgeving
Reflex past bij organisaties waar medewerkers hybride werken, meerdere locaties gebruiken en regelmatig cliënten of andere zakelijke bezoekers ontvangen.
- Accountants- en administratiekantoren
- Advocaten-, notaris- en belastingadvieskantoren
- Consultancy- en adviesorganisaties
- Banken, verzekeraars en andere financiële dienstverleners
- Organisaties met meerdere kantoren of regiovestigingen
- Locaties met veel meetings of een deels bemande receptie
Veelgestelde vragen over toepasbaarheid in zakelijke dienstverlening
Integreert Reflex met Outlook, Teams en andere systemen?
Ja. Reflex ondersteunt integraties met Outlook, Microsoft Teams en Google Calendar. Ook koppelingen met relevante FMIS-oplossingen behoren tot de mogelijkheden.
Krijg ik inzicht in bezettingsgraad met het werkplek reserveringssysteem?
Met ons systeem krijgt u toegang tot Data & Insights, ons uitgebreide dashboard met waardevolle inzichten over het daadwerkelijk gebruik van uw werkomgeving.
Zo ziet u onder andere:
- Reserveringsgraad
- Bezettingsgraad
- Piek- en dalmomenten
- Drukste werkplek vs. rustigste werkplek
En dat allemaal op instelbare tijdsintervallen. Met de mogelijkheid om door te drillen van organisatieniveau tot op werkplekniveau.
Ondersteunt Reflex meerdere locaties en parkeerplaatsen?
Ja. Reflex neemt onder meer parkeerplaatsen, fietsen, ov-kaarten en andere gedeelde bedrijfsmiddelen op in het reserveringsproces.
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Zakelijke dienstverleners in Nederland, België en Duitsland gebruiken Reflex voor het reserveren van werkplekken, vergaderruimtes en voorzieningen, het ontvangen van bezoekers en inzicht in het werkelijke gebruik van hun kantoren.
- Eén herkenbare werkwijze voor medewerkers en bezoekers
- Geschikt voor hoofdkantoren, regiokantoren en kleinere vestigingen
- Inzicht in bezetting, no-shows en daadwerkelijk ruimtegebruik
