Werkplekken, ruimtes en bezoekersstromen organiseren in de zorg
Zorgorganisaties werken vaak vanuit verschillende zorg-, behandel- en kantoorlocaties. Medewerkers zoeken daar een beschikbare werkplek, vergaderruimte of spreekkamer. Tegelijk verschilt de ontvangst per locatie: van een bemande receptie tot zelfstandig aanmelden voor een afspraak of vrije inloop.
Reflex ondersteunt zorgorganisaties bij het reserveren van werkplekken, ruimtes en voorzieningen. Zaaldisplays tonen de actuele beschikbaarheid en Data & Insights geeft inzicht in bezetting en no-shows. Ook het aanmelden, oproepen en ontvangen van cliënten en zakelijke bezoekers wordt vanuit dezelfde omgeving georganiseerd.
Herkenbare uitdagingen in de gezondheidszorg
Deze bedrijven vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Hoe Reflex Online de gezondheidszorg ondersteunt
Elke sector heeft eigen ritmes, regels en bezoekers. Kies de uwe en zie hoe Reflex het dagelijkse regelwerk lichter maakt.
Bezoekers en cliënten zelfstandig laten aanmelden
Cliënten, leveranciers, auditors en andere bezoekers melden zich bij aankomst aan via een aanmeldzuil. Bij een geplande afspraak zoekt Reflex de afspraak op. Bij vrije inloop kiest de cliënt of bezoeker de reden van het bezoek.
De behandelaar of contactpersoon ontvangt direct een melding van de aankomst. Zo weten bezoekers waar zij terechtkunnen en ondersteunt de aanmeldzuil locaties zonder vaste receptie.
Wachtrijen en oproepen organiseren
Reflex ondersteunt het volledige proces vanaf de uitnodiging tot en met de afhandeling. De cliënt ontvangt vooraf informatie over de afspraak en meldt zich bij aankomst aan via een aanmeldzuil.
Medewerkers zien welke cliënten wachten en voor welke dienstverlening zij komen. Zij roepen de volgende cliënt op en registreren wanneer de afspraak is afgehandeld. Ook vrije inloop krijgt een plaats binnen dezelfde werkwijze.
Ruimtes reserveren via Outlook en Zaaldisplays
Medewerkers reserveren een vergader-, overleg- of spreekruimte vanuit hun vertrouwde Outlook-omgeving. Zij zoeken op beschikbaarheid, capaciteit en aanwezige faciliteiten.
Een Zaaldisplay bij de ruimte toont of deze vrij, gereserveerd of in gebruik is. Medewerkers reserveren ter plaatse een vrije ruimte en starten of stoppen een geplande reservering.
Werkplekken en voorzieningen reserveren
Met ons reserveringssysteem Reflex Workplaces bekijken medewerkers vooraf de beschikbaarheid per locatie. Zij reserveren een werkplek die aansluit op hun werkdag, bijvoorbeeld dicht bij collega’s of in een rustig gedeelte van het gebouw.
Ook andere voorzieningen krijgen een plaats in het reserveringsproces. Zorgorganisaties nemen bijvoorbeeld poolauto’s, rolstoelbussen, laptops en andere gedeelde middelen op in dezelfde omgeving.
Bezetting en no-shows inzichtelijk maken
Een check-in via een Zaaldisplay, QR-code of NFC-tag bevestigt dat een ruimte of werkplek werkelijk wordt gebruikt. Blijft de check-in uit, dan geeft Reflex de reservering volgens de ingestelde regels weer vrij.
Rapportages via Data & Insights tonen onder meer reserveringen, bezetting, no-shows, piekmomenten en gebruik per locatie, verdieping, ruimte of werkplek. Facility management gebruikt deze informatie bij keuzes over capaciteit en inrichting.
Verhalen vanuit onze klanten over hun op maat gemaakte oplossing
275 werkplekken en 41 vergaderruimtes bij Leger des Heils
"Met Reflex hebben onze medewerkers op verschillende locaties direct inzicht in beschikbare werkplekken en vergaderruimtes. De oplossingen worden intensief gebruikt en ook over de service zijn we zeer tevreden."
Arjen Kuipers, Teamlead Standaard Applicaties bij het Leger des Heils
100 room booking displays en vergaderruimtes reserveren bij Rijn IJssel
"Van tevoren worden overlegruimtes geserveerd via Outlook en mensen reserveren ter plekke ook ruimtes via de displays. En je ziet waar wél een ruimte vrij is als de desbetreffende ruimte gereserveerd is. De evaluatie onder docenten was enorm positief"
Juul Peper, Rijn IJssel College
Grip op ruimtegebruik, aanwezigheid en ontvangst
Medewerkers bekijken vooraf waar een werkplek, vergaderruimte, spreekkamer of gedeelde voorziening beschikbaar is. Zij reserveren vanuit hun vertrouwde omgeving en zien bij een ruimte direct de actuele status op het Zaaldisplay. Check-in maakt zichtbaar welke reserveringen daadwerkelijk worden gebruikt. Facility management krijgt inzicht in bezetting, no-shows, piekmomenten en verschillen tussen locaties. Cliënten volgen bij aankomst een duidelijk proces. Zij melden zich zelfstandig aan, komen in de juiste wachtrij terecht en de behandelaar ontvangt een melding. Dit ondersteunt zowel geplande afspraken als vrije inloop en locaties zonder vaste receptie.
Lees meer over Reflex Online
Maak ontmoeten binnen de gezondheidszorg makkelijker
Breng het plannen van afspraken, digitaal aanmelden en het reserveren van ruimtes en werkplekken samen. Zo weten cliënten, begeleiders en medewerkers waar ze moeten zijn en krijgt u meer inzicht in het gebruik van uw locaties.
- Afspraken plannen en studenten digitaal aanmelden
- Ruimtes, werkplekken en voorzieningen reserveren
- Inzicht in aanwezigheid, no-shows en daadwerkelijk gebruik
Afspraken, ruimtes en werkplekken overzichtelijk organiseren
Reflex is geschikt voor zorgorganisaties met uiteenlopende locaties, medewerkers en ontvangstprocessen, waaronder:
Ouderenzorg, thuiszorg en gehandicaptenzorg
Geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg
Arbodiensten en organisaties met behandel- of consultatielocaties
GGD’en en andere publieke gezondheidsdiensten
Zorgorganisaties met meerdere kantoor- en woonzorglocaties
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Organisaties in de gezondheidszorg in heel Nederland gebruiken Reflex voor afspraken, digitale aanmelding en het reserveren van ruimtes, werkplekken en gedeelde voorzieningen.
- Eén herkenbare werkwijze voor cliënten en medewerkers
- Geschikt voor meerdere gebouwen en locaties
- Aansluiting op onder meer Microsoft 365, Bookings en SURFconext
