Digitale receptie: alles wat u erover moet weten
Een digitale receptie is populair en wordt steeds vaker ingezet. Of het nu gaat om de gezondheidszorg, kantoren of zorginstellingen: organisaties maken meer en meer gebruik van een dergelijk systeem. Maar wat is een digitale receptie nou eigenlijk? En waarom is het handig? Op deze pagina leert u:
- Wat een digitale receptie is
- Hoe het werkt (en waarom de receptiemedewerker belangrijk blijft)
- Welke scenario’s er mogelijk zijn
- Wat de voordelen van zo'n systeem zijn
Digitale receptie uitgelegd
Laten we beginnen met het technische gedeelte. Een digitale receptie is een combinatie van hardware en software. De hardware wordt vaak gevormd door een tablet, al dan niet verwerkt in een kiosk, vloerstandaard of bureaustandaard. Op de tablet wordt software geïnstalleerd. Deze software regelt alles rondom het aanmelden van bezoekers, het in- en uitchecken en het bijhouden van een volledige registratie. Een dergelijk systeem wordt vaak ook wel een aanmeldsysteem of bezoekersregistratiesysteem genoemd. Deze begrippen worden vaak door elkaar heen gebruikt.
Hoe werkt het?
Bij een digitale receptie denken veel mensen aan een systeem dat die vriendelijke receptiemedewerker en de welkomstbalie komt vervangen. Natuurlijk zijn er bedrijven die het aanmelden van medewerkers, gasten en bezoekers of leveranciers volledig digitaal regelen. Maar veel vaker is het een welkome en klantvriendelijke toevoeging op de traditionele manier van werken. Een digitale receptie is immers een hulpmiddel. Een hulpmiddel om de bezoeker een warm welkom te bezorgen, samen met de receptiemedewerker. Een kopje koffie inschenken, een praatje maken en vragen beantwoorden. Maar ook pakketten in ontvangst nemen en versturen, het overzicht bewaren van wie er op een moment in het pand aanwezig zijn.
Hoe het dan werkt? Bezoekers, medewerkers of leveranciers melden zich bij het betreden van het pand aan via het systeem. De medewerker die de afspraak zal ontvangen, krijgt vervolgens een seintje en kan zijn of haar bezoek ophalen in de wachtruimte. En als de afspraak is afgelopen, meldt de persoon zichzelf weer af. Zo heeft u altijd een compleet overzicht van wie zich er in uw pand bevinden. Belangrijk om te kunnen voldoen aan allerlei soorten certificeringen
Welke scenario’s zijn er mogelijk?
Dat zijn er nogal wat. We proberen het kort en krachtig te omschrijven. In grote lijnen zijn er drie veelgebruikte scenario’s waarbij een digitale receptie wordt ingezet:
Vervang het papieren inschrijfboek
Bij veel organisaties is het gebruikelijk dat gasten zomaar binnenstappen, zonder vooraf een afspraak te maken. Voorheen schreven zij zich dan vaak in op een papieren inschrijfboek op de balie. Maar volgens de Arbowetgeving, ISO- en HACCP-richtlijnen en meer recent AVG/GDPR is dat niet voldoende. U moet te allen tijde een sluitend overzicht kunnen presenteren en privacygevoelige informatie afschermen. Daarom kiezen organisaties voor een digitale receptie die een volledig overzicht biedt van wie wanneer het pand heeft betreden. Lees hier meer over het vervangen van het papieren inschrijfboek.
Bezoeken op afspraak implementeren
Een ontwikkeling die aan terrein wint, is bezoeken op afspraak implementeren met een digitale receptie. Bezoekers worden dan vooraf aangemeld en ontvangen een afspraaknummer of QR-code. Bij binnenkomst meldt de bezoeker zich aan, en degene die de afspraak heeft gemaakt ontvangt een mail of SMS dat hun bezoek is gearriveerd. Zo makkelijk kan het zijn. Hier leest u meer over bezoeken op afspraak implementeren.
Wachtrijen en balies optimaliseren
Veel servicegerichte organisaties maken gebruik van balies en wachtrijen. Daarvoor zetten zij een digitale receptie in die fungeert als wachtrijmanagementsysteem. Bezoekers melden zich op de tablet aan, al dan niet met afspraaknummer, en worden daarna naar de juist balie geleid. Zo leiden deze organisaties bezoekersstromen in goede banen. Op deze pagina treft u meer aan over wachtrijmanagement.
De voordelen van een digitale receptie
- Realtime overzicht van wie er wanneer in uw pand aanwezig is (geweest)
- Minder communicatietijd en kansen op fouten
- Zekerheid dat u voldoet aan wet- en regelgeving en richtlijnen, zoals AVG/GDPR, Arbo en ISO
- Een warm welkom van uw gasten, ongeacht de aanwezigheid van een receptiemedewerker
- Een volledige en up-to-date calamiteiten- of afvinklijst bij incidenten voor de BHV'ers
Bekijk de volledige top vijf voordelen van een digitale receptie.
Digitale receptie van Reflex Online
Reflex Visitor is ons systeem voor digitale receptie. Met meer dan dertig kenmerken en features is Reflex Visitor geschikt voor ieder denkbaar scenario. Het systeem wordt inmiddels gebruikt door talloze organisaties. Wilt u meer informatie over de mogelijkheden? Plan dan gratis en vrijblijvend een online demo in of vul het formulier op deze pagina in.
