Room Booking systeem voor vergaderruimtes en zalen

Room Booking systeem voor vergaderruimtes en zalen

Als ondernemer of Facility Manager wilt u reserveren van ruimtes en andere faciliteiten zo makkelijk mogelijk maken. Dat bespaart tijd, kosten en onnodige frustratie over vrije of bezette ruimtes. Daarom zijn er room booking systemen. Een room booking systeem voor vergaderruimtes en zalen is een handige oplossing om ruimtes te reserveren en beheren. Op deze pagina behandelen we onder andere:

• Wat room booking is
• De voordelen van een dergelijk systeem
• Room booking display: alles wat u erover moet weten
• Room Booking voor vergaderruimtes
• Ruimte reserveren in Outlook, Office 365 en Google Calendar

Wat is Room Booking?

De term room booking is een verzamelterm voor alles wat te maken heeft met het reserveren en beheren van ruimtes. Room booking systemen zijn vooral ontwikkeld om het reserveren en beheren van vergaderruimtes in kantoren, of andere gedeelde werkplekken, te vereenvoudigen. Met room booking systemen reserveert u snel en eenvoudig een ruimte. Room booking systemen informeren werknemers over het aantal beschikbare kamers, de huidige status van deze kamers (leeg of bezet) op een bepaald moment en de geboekte en beschikbare tijdssloten voor toekomstig gebruik. Een room booking systeem vormt dus het centraal punt waarin alle informatie over vergaderruimtes samenkomt.

Met een dergelijk systeem brengen organisaties structuur in het gebruik van vergaderruimtes. Daarnaast voorkomen zij frustratie en onnodige verwarring door onderbroken meetings en wordt de productiviteit van medewerkers verhoogd. Er zijn diverse room booking systemen op de markt beschikbaar, zoals ons room booking systeem Reflex RoomManager.

Voordelen van een room booking systeem:

• Simpel en snel zalen reserveren en beheren
• Inplannen kan op de computer, maar ook via de mobiele app voor tablet en telefoon
• Te koppelen met Outlook, Office365 en Google Calendar
• Altijd realtime inzicht, online en op een welkomscherm of zaaldisplay bij de deur
• Room booking + extra faciliteiten bijboeken: een beamer, presentatiescherm of lunch
• Met een paar klikken draait u rapportages uit over de bezettingsgraad en eventuele kostenposten

Room booking display: alles wat u erover moet weten

Met een room booking display reserveert u een ruimte in een handomdraai. Op een tablet bij de vergaderruimte leest u de dagkalender van de ruimte af en reserveert u direct een vrij tijdslot. Door de LED-lampjes aan de zijkant ziet u van afstand of de ruimte op een bepaald moment bezet is of vrij. Een ideale oplossing die door steeds meer organisaties wordt gebruikt. Ze maken ruimtes reserveren extreem makkelijk en geven uw kantoor een moderne en professionele uitstraling.

Op deze pagina leest u alles wat er te weten valt over room booking displays. Zoals welke minimale functionaliteit een dergelijk display móet hebben om van meerwaarde te zijn, wat de voordelen ervan zijn en hoe u ruimtes reserveren extra makkelijk maakt.

Alles over zaaldisplays

Room Booking voor vergaderruimtes

Een room booking systeem bespaart u een hoop telefoontjes, mailtjes en heen en weer lopen. Een uitkomst voor organisaties die meerdere vergaderruimtes hebben, of bedrijven die in een verzamelpand gevestigd zijn. Iedereen binnen het bedrijf kan gemakkelijk online een vergaderruimte inplannen en een ruimte reserveren. Dit kan via Outlook, maar ook via de RoomManager app voor uw tablet en telefoon. Een kantoorbaan betekent immers niet dat u altijd achter uw bureau zit. Ons online reserveringssysteem heeft vijf modules.

• Online reserveren: de module die het mogelijk maakt om online een ruimte te reserveren.
• Zaaldisplay: een tabletformaat display dat u aan de buitenkant van een vergaderruimte hangt.
• Welkomscherm: met een overzicht van geplande vergaderingen en bijbehorende ruimtes. Zo weten bezoekers en medewerkers waar zij wanneer worden verwacht.
• Rapportages: alle relevante informatie over bezettingsgraden en kostenposten met één druk op de knop inzichtelijk.
• Catering: via deze module zijn de faciliteiten per ruimte inzichtelijk en boekt u eenvoudig extra’s bij.
  
  

Leestip: Room Booking voor vergaderruimtes