RoomManager: het online reserveringssysteem voor vergaderruimtes

U kent het vast wel: de lange zoektocht naar een beschikbare vergaderruimte. Of dat een ruimte bezet is door een collega terwijl u deze heeft gereserveerd. Met Reflex RoomManager is dat verleden tijd. Reflex RoomManager is een gebruiksvriendelijk en flexibel reserveringssysteem voor (vergader)ruimtes. Dit systeem biedt een uitgebreide oplossing voor het eenvoudig beheren en reserveren van vergaderruimtes, parkeerplaatsen en andere objecten binnen uw organisatie.

Eenvoudig ruimtes reserveren

Met RoomManager zoekt en vindt u moeiteloos een vrije ruimte. Dankzij een intuïtieve interface kan elke medewerker snel een beschikbare ruimte vinden en reserveren. Een handige functie is het reserveren vanaf een visuele plattegrond. Zo ziet u precies welke ruimtes vrij zijn en waar deze zich bevinden. Bovendien kunnen er meerdere kenmerken worden toegekend aan de ruimtes.

  • Capaciteit: Het aantal personen dat in de ruimte past
  • Aanwezige faciliteiten: Zoals een whiteboard, beamer of videoconferentie-apparatuur
  • Type ruimte: Is de ruimte een vergaderruimte, concentratieruimte, boardroom of bel-cel?

Aan de hand van deze kenmerken filteren gebruikers en kiezen zij altijd de juiste ruimte voor hun behoeften.

Extra gemak

RoomManager kan worden uitgebreid met diverse modules die uw reserveringsproces nog completer maken:

  • Extra’s bijboeken: Voeg eenvoudig extra’s toe aan uw reservering, zoals catering, technische ondersteuning of andere faciliteiten.
  • Welkomscherm: Een centraal scherm bij de ingang van uw kantoor of verdieping toont alle reserveringen en helpt bezoekers eenvoudig hun weg te vinden.

RoomManager is dé totaaloplossing voor organisaties die hun ruimtebeheer willen optimaliseren. Wilt u meer weten over hoe RoomManager uw werkproces kan verbeteren? Plan nu een vrijblijvende demo.

Reserveer overal en waar u wilt

Maak reserveringen waar u zich ook bevindt. Het systeem werkt op elk apparaat: desktop, laptop, telefoon of tablet.

  • RoomManager is benaderbaar via een publieke URL die toegankelijk is voor zowel de desktop als de telefoon. Elke medewerker die toegang heeft tot de URL heeft ook toegang tot het systeem.
  • RoomManager is ook benaderbaar via de gebruiksvriendelijke iOS- en Android Reflex Medewerkersapp. Download de app op uw smartphone en maak eenvoudig gebruik van al onze oplossingen.

Via het ’Mijn Reserveringen’ heeft u altijd inzicht in uw huidige en toekomstige reserveringen. Dit voorkomt dubbele boekingen en zorgt voor een duidelijk overzicht van uw planning. Bovendien wijzigt of annuleert u uw reserveringen eenvoudig met twee klikken.

Koppelingen en synchronisaties

Maakt u al gebruik van andere agendasystemen? RoomManager biedt krachtige integraties met andere systemen om uw reserveringsproces nog efficiënter te maken:

  • Agenda-integraties: Koppel RoomManager met agendasystemen zoals Outlook en Office 365. Behoud uw huidige agendasysteem en optimaliseer het met de oplossingen van RoomManager.
  • SSO (Single Sign-On): Geen aparte inloggegevens nodig. Inloggen kan via uw bestaande Microsoft 365- of Google Workspace-account. Dit zorgt voor extra gebruiksgemak en veiligheid.
  • Tarieven koppelen: Wilt u ruimtes verhuren? Voeg tarieven toe voor ruimtes en objecten.

Toegang tot uitgebreide managementinformatie

Beheerders hebben toegang tot uitgebreide managementinformatie via RoomManager. Zo krijgt u inzicht in het gebruik van ruimtes, veelgevraagde faciliteiten en bezettingsgraad. Deze gegevens helpen bij het optimaliseren van uw ruimtebeheer en het nemen van strategische beslissingen.