We leven in een tijd waarin veiligheid, privacy en efficiëntie steeds belangrijker worden. Of het nu gaat om kantoren, industrie & productiebedrijven, de transport en logistieksector, of voedselverwerking: digitale bezoekersregistratie is vrijwel onmisbaar geworden. Want anno nu gaat bezoekersregistratie verder dan het registreren van namen alleen. Het verbetert ook de veiligheidsprocedures, biedt een gestroomlijnde aanpak voor toegangscontrole en zorgt ervoor dat uw organisaties belangrijke regelgeving naleeft. Denk aan de Arbowet, maar ook ISO, HACCP, BRC en IFS of de AVG en GDPR. En bedrijfshulpverlening (BHV), niet te vergeten.

In dit blog beschrijven we het belang van bezoekersregistratie per onderdeel:

  • Wat is het: ontmoeten makkelijk maken met bezoekersregistratie
  • Vervang het papieren logboek: AVG, GDPR en Bezoekersregistratie
  • De Arbowet en digitale bezoekersregistratie
  • Ongevallen en calamiteiten (BHV)
  • ISO 9001, ISO 22000, en ISO 27001
  • Voedselverwerking en digitale bezoekersregistratie


Wat is het: maak ontmoeten makkelijk met digitale bezoekersregistratie

Een soepele ontvangst begint met een efficiënt en volledig registratieproces. Digitale bezoekersregistratiesystemen, zoals Reflex Visitor, faciliteren dit op verschillende manieren:

  • Aanmeldzuilen op locatie waarmee bezoekers zich kunnen aanmelden, op naam of met afspraaknummers en QR-codes
  • Vooraf aanmelden van bezoekers via Outlook of een aanmeldformulier
  • Volledige overzichten van alle bezoekers voor, bijvoorbeeld, BHV
  • Akkoord geven op huisreglementen ten behoeve van wet- en regelgeving of certificeringen

Scenario’s variëren van het vervangen van het papieren logboek, tot pre-registratie via Outlook en aanmelden met afspraaknummers of QR-codes. Zo geeft u de klant een goede eerste indruk van uw bedrijf en zo maken we samen ontmoeten makkelijker en veiliger. Voor zowel gasten als uw medewerkers.

Vervang het papieren logboek: AVG, GDPR en Bezoekersregistratie

Sinds de invoering van de AVG (GDPR in het Engels) is de manier waarop organisaties omgaan met persoonsgegevens drastisch veranderd. Traditionele papieren logboeken voldoen niet meer aan de privacy vereisten. Deze bieden immers toegang tot persoonsgegevens van eerdere bezoekers. Digitale bezoekersregistratie beschermt deze gegevens. Het zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de informatie. Reflex Visitor biedt zo een AVG-compliant oplossing die de privacy van uw gasten waarborgt.
Lees hier meer over voldoen aan AVG en GDPR met digitale bezoekersregistratie.

Voldoe aan de Arbowet met Reflex Visitor

De Arbowet legt nadrukkelijk de verantwoordelijkheid bij organisaties om in noodsituaties snel te kunnen handelen. Artikel 15 van de Arbeidsomstandighedenwet beschrijft de noodzaak om alle aanwezigen adequaat te kunnen alarmeren en evacueren. Een digitale bezoekersregistratie is hierbij essentieel. Want zonder een compleet overzicht van wie zich in uw pand bevindt, is adequaat ontruimen onmogelijk. Veel organisaties kiezen om deze reden voor een digitaal bezoekersregistratiesysteem. Natuurlijk gekoppeld aan een aanmeldsysteem voor medewerkers. En dan komen we op het volgende punt: bedrijfshulpverlening (BHV).


Ongevallen, calamiteiten en BHV

Want iedereen die u het vraagt vindt BHV belangrijk. Maar heeft uw organisatie een volledige afvink- of calamiteitenlijst van alle in het pand aanwezige bezoekers? Reflex Visitor biedt een online en real-time overzicht van alle in het pand aangemelde bezoekers. En daarbij ook degene bij wie zij op bezoek zijn. Zo weet u bij een calamiteit of alle bezoekers buiten zijn gekomen. En vergroot u de veiligheid van uw organisatie.



ISO-certificeringen en bezoekersregistratie

ISO-normen 9001 en 27001 zijn raamwerken met aandachtsgebieden kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging. Een digitaal bezoekersregistratiesysteem toont aan dat uw organisatie controle heeft over wie toegang heeft tot het pand. Daarnaast is het mogelijk om ter plekke, of in de communicatie vooraf, veiligheidsinstructies te verstrekken. Vanuit een beveiligings- en traceerbaarheidsperspectief is een bezoekersregistratie dus een onmisbare component. Zeker voor bedrijven die een ISO 9001 en/of ISO 27001 certificering hebben. Lees hier meer over ISO-normen en digitale bezoekersregistratie.


Voedselverwerking en digitale bezoekersregistratie

Voor organisaties in de voedselverwerkende industrie is het bijhouden van wie toegang heeft tot de productieomgeving van cruciaal belang. Zo vereisen HACCP-richtlijnen een strikte controle over toegangspunten om besmettingsrisico's te minimaliseren. Een digitaal bezoekersregistratiesysteem biedt een efficiënte manier om deze controle uit te voeren. En te documenteren. Om zo te voldoen aan HACCP, maar ook andere voedselveiligheidsnormen zoals BRC en IFS of ISO 22000.


Meer weten over Reflex Visitor?

Zoals u nu weet is digitale bezoekersregistratie en een aanmeldzuil meer dan een luxeproduct. Het is een onmisbare schakel in een efficiënte en veilige werkomgeving, waar elkaar makkelijk ontmoeten centraal staat. Reflex Visitor biedt onder andere:

  • Aanmelden bij betreden van het pand via aanmeldzuilen
  • Aanmelden op naam of met afspraaknummers en QR-codes
  • Afmelden bij het verlaten van uw pand
  • Ondersteuning van de bedrijfshulpverleners met onze BHV App
  • Real-time en volledige calamiteitenlijst

Maak een einde aan onoverzichtelijke bezoekersstromen en geef uw gasten een professionele ontvangst met onze digitale bezoekersregistratie. Meld u nu aan voor een gratis demonstratie en ontdek hoe gemakkelijk bezoekers aan- en afmelden kan zijn. Of ontdek alle voordelen van een digitale receptie.