Smart office: voorbereid op het kantoor van de toekomst
Dankzij de voortdurende veranderingen op kantoor is hybride werken tegenwoordig geen onbekende term. De technologie rondom het kantoorleven is constant in ontwikkeling. Het kantoor van de toekomst, oftewel een Smart Office, belooft veel. Het is belangrijk om voorbereid te zijn op deze smart offices en te investeren in tools/technologieën die efficiëntie en samenwerking bevorderen. In deze blog worden verschillende aspecten van deze smart offices in kaart gebracht en weet u hoe u zich voorbereidt op het kantoor van de toekomst.
Werkplekken reserveren in een smart office
In een omgeving waar hybride werken en flexwerken de norm zijn, is een online reserveringssysteem cruciaal. Met Reflex Workplaces ziet u via de app of het online portaal welke plekken beschikbaar zijn. Bovendien stelt u specifieke voorkeuren in zoals locatie en voorzieningen.
- Simpel en snel een geschikte werkplek zoeken en vinden
- Maak ontmoeten op kantoor makkelijk: collega’s zoeken en vinden
- Inzicht in en overzicht van bezettingsgraden en no-shows
Reflex Workplaces is perfect voor organisaties die overstappen op flexibele kantoorindelingen. Het voorkomt dubbele boekingen, maximaliseert het gebruik van kantoorruimte en biedt inzicht in werkplekgebruik. De efficiënte gebruikservaring verhoogt ook de algehele tevredenheid bij uw medewerkers. En dankzij het management dashboard van dit systeem neemt u data-gedreven beslissingen over uw facilitaire management. Werkt u al met Microsoft 365 en Google Workspace? Wij zorgen voor een naadloze integratie met deze tools, zodat de overstap naar flexibel werken nog makkelijker wordt.
Smart office: optimaliseer het gebruik van vergaderruimtes
Vergaderruimtes zijn een zeer belangrijke faciliteit voor vele bedrijven. Helaas worden ze vaak inefficiënt gebruikt. Vooral door het hybride werken, waar de aanwezigheid van medewerkers niet altijd duidelijk is. Met Reflex RoomManager heeft u de oplossing waarmee medewerkers eenvoudig vergaderruimtes kunnen vinden en boeken. Het systeem toont real-time beschikbaarheid en biedt opties voor extra faciliteiten. Denk aan presentatieschermen of catering. Deze extra faciliteiten zijn direct mee te reserveren, maar kunnen ook achteraf bijgeboekt worden. Dankzij integraties met bekende agenda-applicaties, zoals Outlook, Microsoft 365 en Google Calendar, is het plannen van vergaderingen makkelijker. U voorkomt dubbele boekingen, inefficiëntie en frustratie.
Ruimtes reserveren met Zaaldisplays
Maak het ruimte reserveren nóg sterker door het toevoegen van Zaaldisplays. Zaaldisplays worden geplaatst bij de ingang van vergaderruimtes en bieden real-time informatie over alle ruimtes in het gebouw. Denk aan beschikbaarheid, naam van de reservering en geplande eindtijd. Dankzij de kleur van de LED-rand is het op afstand al duidelijk of de zaal bezet of vrij is.
Medewerkers reserveren direct een ruimte vanuit hun agendasysteem, zoals Outlook of Google Calendar. Dit bespaart tijd en voorkomt misverstanden. Een Zaaldisplay draagt bij aan een professionele uitstraling en zorgt per direct voor meer overzicht.
Moeiteloos parkeerbeheer voor een smart office
Vele bedrijven hebben schaarse parkeerplaatsen op kantoor. Het blijft lastig om deze schaarse parkeerplaatsen te beheren. Dit leidt vaak tot problemen onder de medewerkers. Een parkeermanagementsysteem is een onderdeel van flexibel en/of hybride werken en is dus ook belangrijk voor een smart office. Binnen Reflex Workplaces is het daarom mogelijk om ook parkeerplekken slim te beheren. Ons systeem geeft werknemers én bezoekers de mogelijkheid om van tevoren een parkeerplek te reserveren. Via een app of QR-code krijgen zij toegang tot de parkeerlocatie. Naast het reserveren van parkeerplekken maakt onze samenwerking met XPark het ook mogelijk om slagbomen aan te sturen op basis van kentekenherkenning. De samenwerking met XPark zorgt voor onder andere een systeem om parkeerplekken te reserveren tot het in- en uitchecken.
Net zoals alle oplossingen van Reflex Online, biedt deze oplossing ook inzichten en rapportages. Benut en plan uw parkeerfaciliteiten beter door inzichten in de bezetting ervan.
Een gastvrije eerste indruk
Binnen een smart office is een (deels) onbemande receptie niet buitengewoon. En toch is het erg belangrijk dat bezoekers gastvrij ontvangen worden. Dit is namelijk vaak de eerste indruk die ze hebben van uw organisatie. Met Reflex Visitor maakt u dit proces gastvrij, efficiënt en professioneel. Bezoekers kunnen zich namelijk vooraf aanmelden en ontvangen een QR-code waarmee ze snel toegang krijgen bij aankomst dankzij de moderne aanmeldzuilen.
De contactpersoon krijgt per mail of via zijn/haar agenda meteen een melding wanneer zijn/haar gast zich aan heeft gemeld. Deze functionaliteit en de aanmeldzuilen zelf zorgen ervoor dat uw gasten zich welkom voelen en direct worden geholpen. Het systeem is tevens volledig AVG-proof en ook hier krijgt u uitgebreide rapportages voor veiligheid en compliance.
Alles in één overzicht
Naast onze eerdergenoemde tools voor een smart office, biedt Reflex Online ook de medewerkersapp. Deze app is speciaal ontwikkeld voor Reflex Online-gebruikers die een of meerdere van onze oplossingen gebruiken. Met deze app beheert u alles vanuit één gebruiksvriendelijk platform. Of het nu gaat om het reserveren van werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplaatsen of bezoekersstromen.
Reflex Online helpt u om uw organisatie efficiënter en toekomstbestendiger te maken. Zodat u klaar bent voor het kantoor van de toekomst: Smart Offices.
Meer weten? Ontdek hoe Reflex Online uw organisatie kan ondersteunen. Plan vandaag nog een demo in en bekijk onze oplossingen.
