Snelle toegang beheren: Hoe aanmeldzuilen de ontvangst verbeteren
Piekmomenten bij de entree van een pand, een receptiemedewerker die net even van zijn of haar plaats is: u maakt maar één keer een goede eerste indruk op uw gasten. Een snelle toegang en soepele ontvangst zijn daarom erg belangrijk binnen een organisatie. Dit zorgt namelijk voor een positieve eerste indruk bij gasten en bevordert de controle en veiligheid. Bovendien gaat een snelle toegang tijdsverspilling tegen. Hoe regelt een moderne organisatie dat? Met een aanmeldzuil bij de entree. Aanmeldzuilen zijn een effectieve oplossing om wachttijden te verminderen en bezoekers soepel te registreren. Maar hoe verbeteren deze slimme oplossingen de ontvangst?
In dit blog:
- Waarom is snelle toegang belangrijk?
- Aanmeldzuilen en snelle toegang
- Snellere registratie, minder wachtrijen
Aanmeldzuilen en snelle toegang
Aanmeldzuilen zijn digitale kiosken bij de ingang van een pand met een geïntegreerde bezoekersregistratiesoftware. Bezoekers melden zich aan bij binnenkomst. Ze zijn uitgerust met gebruiksvriendelijke schermen, waardoor handmatige registratie overbodig wordt. De aanmeldzuilen van Reflex Online zijn modern ingericht en sluiten volledig aan op de persoonlijke wensen.
Met onze aanmeldzuilen helpen wij organisaties met een warm welkom voor hun gasten:
- Snellere registratie, met minder wachtrijen: Bezoekers melden zich eenvoudig vooraf of bij aankomst aan via een digitale aanmeldzuil, waardoor wachttijden worden voorkomen.
- Professionele en persoonlijke ontvangst: Automatische meldingen aan de host, bezoekersbadges en vooraf registraties zorgen voor een gastvrije en professionele ontvangst.
- Veiligheid en compliancy: een volledig overzicht van alle aanwezigen voor bedrijfshulpverlening en inzicht in wie wanneer in uw pand is geweest voor compliancy
- Integraties met andere systemen: Naadloze koppelingen met toegangscontrole, CRM en vergaderruimtebeheer maken bezoekersregistratie efficiënter en onderdeel van uw bedrijfsprocessen.
Snellere registratie, minder wachtrijen
Een van de grootste voordelen van aanmeldzuilen is: snelle toegang beheren voor bezoekers en medewerkers. Dankzij de zelfstandige registratie hoeven bezoekers niet langer te wachten op een receptiemedewerker. Ze melden zichzelf eenvoudig aan met een paar tikken op het scherm. Dit zorgt voor:
- Kortere wachttijden
- Een vloeiende doorstroom van bezoekers
- Minder druk op uw personeel
Bovendien heeft Reflex ook aanmeldzuilen met een belsysteem: de intercomzuilen. Met intercomzuilen bellen bezoekers eenvoudig naar de receptie of een specifieke medewerker voor toegang tot een gebouw. Via het bellen verifiëren medewerkers de identiteit van de bezoeker en openen ze op afstand de deur. Dit zorgt voor extra gemak en beveiliging.
Professionele en persoonlijke ontvangst
Hoewel aanmeldzuilen efficiënt zijn, zijn ze ook ideaal voor een persoonlijke ontvangst. Ze kunnen worden uitgerust met gepersonaliseerde begroetingen of instructies. Denk aan welkomstberichten of het toestemmen in huisregels.
Een moderne aanmeldzuil geeft uw ontvangst bovendien een professionele en innovatieve uitstraling. Uw bezoekers krijgen het gevoel dat uw organisatie toekomstgericht en klantvriendelijk is.
Veiligheid en compliance
Met strenge privacyrichtlijnen zoals de AVG is het essentieel om persoonsgegevens veilig te verwerken. Reflex Online’s aanmeldzuilen zorgen voor veilige registratie. Ze verwijderen gegevens automatisch na de wettelijk vastgestelde bewaartermijn. Bovendien bieden ze de mogelijkheid om bezoekersbeleid of gezondheidsverklaringen digitaal te accepteren.
Koppelingen en integraties
De aanmeldzuilen van Reflex Online kunnen worden gekoppeld aan uw bestaande systemen. Denk aan agenda’s, toegangssystemen en notificatiesoftware (bijv. Teams). Notificatiesoftware is een platform waar real-time notificaties gestuurd worden over bijvoorbeeld geplande afspraken. Dit kan naadloos geïntegreerd worden met onze systemen via SSO (Single Sign-on). Zo worden alle wijzigingen en updates real-time gesynchroniseerd. Zo wordt het personeel automatisch en direct op de hoogte gesteld van de aankomst van een gast door middel van een (Teams-en/of Outlook-)melding. Dit verhoogt de communicatie binnen uw organisatie. Bovendien wordt snelle toegang beheren nog makkelijker.
Klaar voor een soepele ontvangst?
Aanmeldzuilen bieden een slimme en efficiënte oplossing om wachttijden te elimineren en bezoekers optimaal te ontvangen. Wilt u meer weten over hoe Reflex Online uw ontvangstproces kan transformeren? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek de mogelijkheden, of plan een vrijblijvende online demonstratie in.
