Een vraag die steeds vaker wordt gesteld: Hoe lang mag je persoonsgegevens bewaren?
Het is een vraag die steeds vaker gesteld wordt, zeker nu wet- en regelgeving rondom privacy voortdurend in ontwikkeling is. Hoe lang mag je persoonsgegevens bewaren? Organisaties worden zich steeds bewuster van hun verantwoordelijkheden. Bovendien willen ze ook het vertrouwen van klanten, medewerkers en bezoekers waarborgen.
Bij het verwerken van persoonsgegevens is het daarom essentieel om te weten wat de wettelijke richtlijnen zijn. Nog belangrijker is hoe u in de praktijk de juiste bewaartermijn persoonsgegevens toepast. In deze blog zetten we de belangrijkste informatie voor u op een rij.
Waarom is de bewaartermijn persoonsgegevens belangrijk?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht organisaties om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit voorkomt dat gegevens onnodig lang in uw systemen blijven staan en beperkt de risico’s bij bijvoorbeeld datalekken.
Het bepalen van de juiste bewaartermijn persoonsgegevens is essentieel om te voldoen aan de wetgeving. Maar ook om het vertrouwen van uw klanten, medewerkers of bezoekers te behouden.
Hoe lang mag je welke persoonsgegevens bewaren?
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens hangt de bewaartermijn persoonsgegevens af van de reden waarvoor u de gegevens verwerkt. Enkele voorbeelden:
- Klantgegevens: Klantgegevens mogen bewaard worden zolang dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst. Na afloop geldt vaak een fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
- Sollicitatiegegevens: De gegevens van een sollicitant mogen doorgaans maximaal vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure worden bewaard, tenzij er toestemming is voor een langere termijn (bijvoorbeeld één jaar).
- Bezoekersregistratie: Gegevens van bezoekers dienen zo snel mogelijk na het bezoek verwijderd te worden, tenzij deze noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld veiligheidsdoeleinden.
Het is belangrijk dat u per type gegevens een bewaartermijn vaststelt en documenteert. Om dit proces makkelijk, snel en zorgvuldig te laten verlopen, is de implementatie van Reflex Visitor een waardevolle oplossing voor uw organisatie.
Wat zijn de regels volgens de AVG?
Volgens de AVG mag u bezoekersgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk. Dit betekent:
- Doelgerichtheid: U mag gegevens alleen bewaren zolang dit nodig is voor het oorspronkelijke doel.
- Wettelijke verplichtingen: Sommige gegevens, zoals financiële administratie, moeten verplicht een bepaalde periode bewaard worden.
- Privacybescherming: Wanneer de bewaartermijn is verstreken, moeten de gegevens veilig worden verwijderd of vernietigd.
Bij Reflex Online begrijpen we hoe belangrijk het naleven van deze verplichtingen en richtlijnen is. Onze oplossingen, zoals ons bezoekersregistratiesysteem, zijn ontworpen om organisaties te helpen persoonsgegevens veilig en AVG-proof te beheren.
Hoe houdt u zich aan de regels?
Om de juiste bewaartermijn persoonsgegevens na te leven, zijn er een aantal stappen die u kunt volgen:
- Stel een bewaarbeleid op: Leg vast welke gegevens u verwerkt en de reden van de verwerking. Informeer ook hoe lang u ze bewaart.
- Informeer betrokkenen: Zorg dat medewerkers, klanten of bezoekers weten hoe u hun gegevens verwerkt.
- Gebruik slimme tools: Met digitale oplossingen zoals Reflex Visitor kunt u bezoekers- of personeelsgegevens eenvoudig beheren. De slimme tool verwijdert deze gegevens automatisch en voorkomt dat naleving wordt vergeten. Bovendien scheelt het u tijd en moeite.
Wilt u meer weten over het beheren van persoonsgegevens en hoe Reflex Online hierbij kan helpen? Neem contact met ons op of plan een demo.
