Welke tools kan ik gebruiken om ruimtes reserveren makkelijker te maken?
Het beheren en reserveren van vergaderruimtes, flexplekken en andere kantoorruimtes kan een tijdrovend proces zijn. Zeker in organisaties waar meerdere mensen tegelijkertijd gebruik willen maken van dezelfde faciliteiten. Dit kan tot frustratie leiden. Gelukkig heeft Reflex Online de juiste tools ontwikkeld die dit proces veel eenvoudiger en efficiënter maken. In deze blog bespreken we welke tools u kunt inzetten om ruimtes reserveren eenvoudig te maken.
Wat is een room booking display?
Room booking displays, vaak geplaatst bij de ingang van vergaderruimtes, bieden direct visueel inzicht in de status van de ruimte. Met kleurenindicatoren, bijvoorbeeld groen voor beschikbaar en rood voor bezet, is het in één oogopslag duidelijk of de ruimte vrij is. Bovendien wordt er aangegeven wie de eigenaren van de reserveringen zijn, de namen van de vergaderingen en de tijden van de huidige en opkomende reserveringen. Daarnaast kunnen gebruikers:
- Direct een reservering maken.
- Een lopende vergadering verlengen.
- De ruimte eerder vrijgeven of reservering annuleren.
Wat is een room booking systeem?
Een room booking systeem is een digitaal platform waarmee medewerkers eenvoudig ruimtes reserveren. Dit kan via een desktop, mobiele app of direct bij de ingang van de ruimte op een zaaldisplay. Het systeem geeft real-time inzicht in de beschikbaarheid van ruimtes en voorkomt dubbele boekingen. Zo heeft u een gestroomlijnd beheer van vergaderfaciliteiten.
Room booking systemen en room booking displays
Een goed functionerend room booking systeem, in combinatie met slimme room booking displays, is essentieel voor efficiënt ruimtebeheer binnen organisaties. Deze systemen bieden een duidelijke manier om ruimtes reserveren eenvoudig te maken. Bovendien verhogen ze de productiviteit en het gebruiksgemak voor medewerkers. In tegenstelling tot traditionele methoden zoals Outlook, bieden room booking systemen voordelen op het gebied van overzicht, flexibiliteit en efficiëntie. Vooral in combinatie met displays.
Voordelen van room booking systemen ten opzichte van Outlook en Google
Hoewel Outlook en Google vaak worden gebruikt voor het plannen van vergaderingen, kennen ze ook beperkingen omtrent ruimtebeheer. Room booking systemen in combinatie met displays bieden een aantal voordelen ten opzichte van alleen Outlook:
- Real-time acties: Live ruimtestatus direct zichtbaar en last-minute aanpassingen mogelijk.
- Hogere benutting: Ruimtes eenvoudig vrijgeven bij no-shows of eerdere afronding.
- Inzicht & rapportage: Gedetailleerde rapporten voor efficiënter ruimtegebruik.
- Geen dubbele boekingen: Automatische synchronisatie voorkomt fouten.
- Geïntegreerd met agenda-applicaties zoals Microsoft 365 en Google.
Waarom kiezen voor room booking in combinatie met de display?
Reflex Online biedt een compleet room booking systeem, namelijk RoomManager. RoomManager integreert naadloos met room booking displays, oftewel de Zaaldisplays, en zelfs met uw Outlook-omgeving. Het systeem is flexibel, eenvoudig te implementeren en biedt uitgebreide functionaliteiten die de werkplek slimmer maken.
Maak ruimtes reserveren sneller en efficiënter met tools zoals Reflex RoomManager, Zaaldisplays en reserveringsapps. Door te kiezen voor slimme technologie optimaliseert u niet alleen de benutting van uw faciliteiten, maar verhoogt u ook de tevredenheid van medewerkers en bezoekers.
Neem vandaag nog contact op voor een gratis demonstratie van Reflex Online.
