Referenties

Het Coachhuis

Het Coachhuis biedt representatieve spreekkamers en trainingslocaties aan in het hele land aan coaches, therapeuten en mediators. Zodra men is aangesloten bij Het Coachhuis kan men via de website online gespreksruimtes boeken op de gewenste datum en tijd, via mobilel, tablet of desktop.

Lees meer

Het Coachhuis: ‘Betrouwbaar reserveringssysteem’

‘Reflex verzorgt voor ons een goede, betrouwbare applicatie voor het reserveren van een ruimte door coaches. Ze blijven bovendien ontwikkelen, brengen regelmatig nieuwe functionaliteiten en staan open voor suggesties.’ Dat zegt Roel van der Land, een van de twee oprichters van Het Coachhuis. Dit bedrijf heeft coachruimtes, spreekkamers en groepsruimtes te huur op meer dan honderd locaties in Nederland.

Nieuwe bedrijfsconcepten

Na 17 jaar bij KPN maakte Roel van der Land in 2008 een loopbaanswitch. Met de juiste partners nieuwe bedrijfsconcepten tot bloei brengen, daar lag zijn passie. In het proces om dat idee vorm te geven had hij Jan Molenkamp als coach, die vooral startende ondernemers begeleidde. Molenkamp wist uit eigen ervaring dat de meeste coaches als kleine zelfstandige zich geen eigen kantoor- en werkruimte kunnen permitteren. Samen werkten ze het concept uit van Het Coachhuis als bedrijf dat betaalbare en flexibel te huren werkruimtes aanbiedt.

Vanuit de cloud

Vanaf de start eind 2008 in een woonhuis groeide Het Coachhuis gestaag, tot ruim honderd locaties nu, met een aantal panden in eigen beheer en daarnaast verhuurders in een franchiseconstructie. Inmiddels heeft het bedrijf zo’n 2500 gebruikers die lid zijn voor een vast bedrag per jaar en ruimte huren naar behoefte. ‘Toen we startten met een tweede locatie zijn we in zee gegaan met Reflex voor het online reserveren van ruimte,’ vertelt van der Land, die zelf een achtergrond in de IT heeft. ‘De filosofie om te werken met een standaardapplicatie vanuit de cloud sprak ons aan.’

Bewust geen maatwerk

Het Coachhuis wilde bewust geen maatwerk. ‘Dan blijf je aanpassen en ben je afhankelijk van zo’n pakket. Bovendien hebben we nu geen omkijken naar het programmeren en het onderhoud en kunnen we met een vast IT-budget werken. Anderzijds doet standaardsoftware vaak niet precies wat je wil. Maar Reflex stelt zich flexibel op en past de programmatuur zoveel mogelijk aan onze wensen aan. Ook blijven ze ontwikkelen, brengen regelmatig nieuwe functionaliteiten en staan open voor suggesties.’

Smartphone en tablet

Van der Land noemt als voorbeeld de omslag naar mobiel gebruik, die momenteel volop gaande is. ‘Reflex heeft ervoor gezorgd dat de software prima werkt op devices zoals smart phones en tablets.’ Daarnaast heeft Reflex een handzame verbinding gemaakt met het factureringssysteem dat Het Coachhuis gebruikt (Cash Software), zodat alle gebruikers per maand een factuur ontvangen. ‘Momenteel werken we in overleg aan het koppelen van externe agenda’s, om een en ander nog beter te kunnen synchroniseren,’ zegt Van der Land. ‘Al met al is Reflex al zes jaar een zeer betrouwbare partner, die ons helpt bij het verbeteren van onze bedrijfsprocessen.’

Zorgorganisatie Thebe

‘Bij ons gaat het om zo’n 40.000 reserveringen per jaar, van ruimtes tot rolstoelbussen en van een beamer tot een plek in een kapsalon,’ 

Lees meer

Claudia Musters (applicatiebeheerder zorgorganisatie Thebe)

‘Als mensen op onze site zijn, hoeven ze niet opnieuw in te loggen voor een reservering. Zo’n systeem met een Active Directory wilden we graag. Reflex voorziet daarin en is ook op andere punten gebruiksvriendelijk, zowel aan de voorkant - voor de gebruiker – als aan de achterkant – voor ons als IT-afdeling.’ Dat zegt Claudia Musters, applicatiebeheerder bij de grote Brabantse zorgorganisatie Thebe. Als alles goed gaat, heeft Thebe het nieuwe reserveringssysteem half juni in de lucht.

Flink gegroeid

Thebe biedt kraamzorg, thuiszorg en zorg in 24 woonzorgcentra is West- en Midden-Brabant. Met ongeveer 5000 medewerkers is het een van de grotere zorgorganisaties in het land. De wortels van Thebe liggen bij het Wit-Gele Kruis, een kruisvereniging op het gebied van zieken- en gezondheidszorg, die in 1919 is opgericht. Vooral door fusies is de organisatie in de afgelopen tien jaar flink gegroeid, zowel in omvang als in de breedte van het pakket aan dienstverlening.

Upgrade naar beter systeem

‘Bij ons gaat het om zo’n 40.000 reserveringen per jaar, van ruimtes tot rolstoelbussen en van een beamer tot een plek in een kapsalon,’ zegt Claudia Muster, ‎IT-er bij Thebe als applicatie beheerder. ‘De module voor reserveringen die we hadden, voldeed in principe. Maar met de overgang naar een nieuw intranet was het tijd voor een upgrade naar een beter systeem.’ De keuze viel op Reflex, met name vanwege het gemak van ‘the cloud’ en vooral de ingebouwde ADFS-koppeling (Active Directory Federation Services). Door een slimme manier van beveiliging hoeven gebruikers daarbij maar één keer in te loggen op een site en kunnen ze daarna ook de reserveringen doen zonder opnieuw te hoeven verifiëren.

Zelf inregelen

Claudia Musters: ‘Reflex is erg gebruiksvriendelijk. Voor de gebruiker, maar ook voor ons aan de achterkant. We konden een heleboel zelf inregelen. Waarbij de samenwerking met Reflex overigens prima is verlopen, in goed overleg hebben we samen de puntjes op de i gezet.’ Thebe kiest ervoor om het reserveren van ruimtes, beamers en laptops via het nieuwe systeem te laten lopen. ‘Dat omvat verreweg het grootste deel van de reserveringen. Voor de overige producten en diensten hebben we een andere oplossing.’ Na het inregelen en het testen worden momenteel de reserveringen in het oude systeem overgezet in het nieuwe systeem, dat half juni van start gaat.

Gemeente Apeldoorn

“Het systeem maakt de zakelijke mobiliteit van een organisatie beheersbaar en inzichtelijk, leidt tot duurzaamheid en productieverhoging en geeft essentiële managementinformatie over mobiliteit en de mogelijkheden tot besparingen.”

Lees meer

De sleutel tot duurzaam vervoer

 

Nog nooit konden bedrijven en organisaties zo gemakkelijk hun vervoersbehoefte in eigen hand nemen. Dat kan met het nieuwe online sleutel-reserveringssysteem dat IT Building uit Apeldoorn en Reflex Online uit Culemborg samen hebben ontwikkeld. De gemeente Apeldoorn heeft per 1 maart 2016 de primeur van het systeem dat de ‘Sleutel tot besparen’ is gedoopt (www.desleuteltotbesparen.nl)

 

Sinds januari reserveren ambtenaren van de gemeente Apeldoorn een fiets, scooter of auto voor hun dienstreis. Dat doen ze online, vanaf hun smartphone, tablet of computer. Het systeem zorgt op vier verschillende locaties voor onbemande sleuteluitgifte en -inname, en registreert en signaleert het gebruik van de voertuigen volautomatisch.

 

Apeldoorn wilde af van de regel dat ambtenaren hun dienstreizen met hun eigen auto’s maakten en de kosten daarvan declareerden. Want daar zat ook wel eens een oude walmende diesel bij. Gemeentelijk projectleider Hans Kemper: “We vinden dat we als gemeente in duurzaam vervoer een voorbeeldfunctie hebben. Daarom hebben we besloten fietsen, e-bikes, elektrische scooters en auto’s uit de zuinigste categorieën aan te schaffen voor onze zakelijke vervoersbehoefte. Om daarvan profijt te hebben, hebben IT Building en Reflex Online in overleg met medewerkers van de gemeente Apeldoorn een laagdrempelig reserveringssysteem ontwikkeld, dat volautomatisch de sleutels kan uitgeven en innemen.”

 

Wat is het?

Het geautomatiseerde online sleutel-beheerssysteem is in het laatste kwartaal van 2015 in korte tijd ontworpen en gebouwd door de partners IT Building en Reflex-Online en Deister. IT Building nam bovendien de implementatie - inclusief het communicatietraject - voor zijn rekening. Het systeem maakt gebruik van bestaande software- en hardware die ieder voor zich hun betrouwbaarheid al hadden bewezen.

De kern bestaat uit het reserveringssysteem van Reflex-Online, dat al bekendheid geniet als afsprakensysteem of als reserveringssysteem voor vergaderruimten. De sleuteluitgifte en -inname vindt plaats vanuit elektronische onbemande sleutelkasten van Deister. De medewerker bedient die elektronische kast met zijn standaard personeelspas. De gebruiker krijgt toegang tot het systeem door een combinatie van een web-applicatie en zijn individuele personeelspas, die hem ook toegang geeft tot de werkruimten in het stadhuis. IT Building heeft ervoor gezorgd dat al die verschillende componenten via een aparte server met elkaar communiceren.

Hoe werkt een reservering?

De werking van het systeem is intuïtief, de gebruiker heeft geen handleiding nodig. De web-applicatie die op de smartphone, tablet of pc is geïnstalleerd geeft toegang tot het reserveringssysteem. Daar ziet de gebruiker de fietsen, e-bikes, elektrische scooters en auto’s die op de locatie én het moment van zijn keuze beschikbaar zijn.

De reservering vindt plaats door een voertuig aan te klikken. De gebruiker krijgt een bevestiging van zijn reservering via de e-mail. Vanaf een kwartier voor het tijdstip van reservering kan hij met zijn personeelspas de sleutelkast op de locatie van zijn keuze openen. De kast geeft de gereserveerde sleutel aan de gebruiker vrij. Verwisseling van voertuig is niet mogelijk omdat alle andere sleutels in de kast vast zitten. Vervolgens kan de gebruiker op pad. Bij terugkomst is de procedure vergelijkbaar: de sleutelkast geeft met een lichtsignaal aan waar de sleutel moet worden teruggehangen en sluit zichzelf.

Flexibel en op maat

Het sleutel-reserveringssysteem wordt op maat gebouwd en is daarom flexibel, ongeacht het aantal gebruikers, aantallen en typen voertuigen en aantal uitgiftelocaties. In Apeldoorn ging het systeem begin januari van start met 160 aangewezen gebruikers. Apeldoorn heeft 40 fietsen, 10 e-bikes, 10 elektrische scooters en 34 auto’s deels elektrisch, deels rijdend op benzine. In de eerste maanden was de bezettingsgraad van de voertuigen rond 60 procent.

In maart ging de tweede fase van start: het aantal medewerkers dat toegang krijgt tot het bedrijfswagenpark is uitgebreid naar enkele honderden medewerkers. Het systeem maakt het mogelijk om nauwkeurig te bepalen welke medewerkers autorisatie krijgen om van het voertuigenpark gebruik te maken. De gemeente Apeldoorn overweegt ook ov-chipcards aan het systeem toe te voegen. Bij het reserveren van een dienstreis geldt de volgende prioritering: fiets; e-bike; scooter; openbaar vervoer; auto.

Bedrijfsvoering

Het systeem vergroot de beheersbaarheid van de mobiliteit van bedrijven en organisaties. Behalve dat het eenvoudig is in gebruik, geeft het systeem de mogelijkheid aan zowel individuele medewerkers als het bedrijf om de vervoersopties in eigen hand te nemen en te houden. De auto’s zijn om belastingtechnische redenen voorzien van een gps-volgsysteem. Het bijkomend effect is dat bekeuringen en onverhoopt privégebruik traceerbaar worden. Unitleider Technische Ondersteuning Wilbrand Oonk: “Belangrijker is nog dat het totale systeem inzichtelijk maakt hoe onze organisatie omgaat met mobiliteit. Nu al is merkbaar dat medewerkers individueel scherpere keuzes maken als het gaat om het combineren van ritten. Het leidt tot betere planning en effectiever werken. Dat is goed voor het milieu, maar ook goed voor de bedrijfsvoering van de gemeente.”

De voordelen

 “Mede door de goede samenwerking tussen de bedrijven en de gemeente Apeldoorn is het gelukt om in korte tijd een goed werkend systeem te bouwen en te implementeren”, zegt Daniel Keij, de technisch projectleider van de gemeente Apeldoorn. Het systeem is 24 uur per dag, 7 dagen in de week operationeel. De bouw en implementatie van het  systeem heeft nog geen 8 weken in beslag genomen. Projectleider Sandra Cortenbach van IT Building: “Het systeem maakt de zakelijke mobiliteit van een organisatie beheersbaar en inzichtelijk, leidt tot duurzaamheid en productieverhoging en geeft essentiële managementinformatie over mobiliteit en de mogelijkheden tot besparingen.”

 

Meer informatie: www.desleuteltotbesparen.nl