Toepassingen

Online afspraken maken voor Retailers

Online afspraken maken voor retailmarkt

Reflex Appointment is software ontwikkeld voor ketens met veel filialen of winkels in allerlei sectoren en branches. Van opticiens tot elektronicawinkels en van autodealers en garages tot vakantiewinkels. Niet alleen kunnen klanten op een gemakkelijke manier online een afspraak maken, het platform helpt uw organisatie ook bij de uitvoering, het meten en het optimaliseren van uw klantcontactmomenten (touchpoints).

Reflex software is betrouwbaar en voorzien van up to date beveiliging, ISO gecertificeerd en volledig schaalbaar in de cloud (Windows Azure). Reflex Appointment XL heeft zich bewezen bij diverse klanten met grote aantallen vestigingen. Wij zijn uw partner bij de implementatie en helpen u om de software naar uw wensen in te richten.

Customer journey

Als consument maken we eigenlijk een reis op weg naar de uiteindelijke aankoop, een customer journey. We oriënteren ons, praten met vrienden en bekenden en kijken rond op internet. We zoeken naar meningen en beoordelingen, maar ook naar bevestiging. Veel producten willen we toch nog even zien of in onze handen hebben, als het kan met deskundige toelichting. En aan wachten in de winkel op een verkoper die beschikbaar is hebben we allemaal een hekel.

Customer experience

Reflex Appointment, software voor het maken van afspraken, biedt u als bedrijf een extra mogelijkheid voor direct contact met die consument tijdens zijn customer journey, zijn zoektocht naar het juiste product of de juiste dienst. Door het online aanbieden van een persoonlijke afspraak met een van uw medewerkers onderscheidt u zich van uw concurrenten. U biedt uw klant een extra service en een extra beleving (customer experience), die net dat pluspunt kan zijn bij het uiteindelijke besluit tot aankoop.

Persoonlijke aandacht en een betere conversie

Uw medewerker kan zich goed voorbereiden, de klant met de eigen naam aanspreken en direct ingaan op de situatie. Zoals Ferry Kurver van D-Reizen het verwoordt: ‘De afspraakmodule van Reflex verhoogt de klanttevredenheid. De persoonlijke aandacht en oprechte interesse voelen goed. Tot nu toe leidt een online afspraak dan ook vaak tot een boeking.’

Cross channel, omni channel en multichannel marketing

De mogelijkheid om online een afspraak te maken wordt daarmee een belangrijke component binnen uw cross channel, omni channel of multichannel marketing. Het bieden van gemak, keuzevrijheid en persoonlijke aandacht draagt bij aan uw customer experience management. 

Customer experience business intelligence

Reflex Appointment voorziet u bovendien van veel informatie. Doordat alle gemaakte afspraken digitaal worden vastgelegd, heeft u duidelijk inzicht in de klantervaring per klant. U heeft de contactmomenten volledig in beeld: vanaf website bezoek (online research), via online afspraak (select) en filiaalbezoek (select) tot aan klantorder (buy). Zowel op corporate, regionaal als op filiaalniveau. Daarnaast kunt u bij ieder gemaakte afspraak vragen naar de klantervaring waardoor u betrouwbaar en realtime inzicht heeft in de klanttevredenheid over de geleverde service.

Persoonlijke uitnodiging

Met de software en het gegevensbestand dat u opbouwt, kunt u uw bestaande klanten uitnodigen voor nieuwe producten, controles en onderhoud. Met een persoonlijke email (of via andere social media), voorzien van de juiste persoonsgegevens en gericht op de juiste service in het juiste filiaal met de juiste persoon.

Betere bezetting door spreiding van afspraken

Een systeem van online afspraken maakt spreiding gemakkelijker. Afspraken kunnen worden verdeeld over alle (rustige) dagen en pieken op koopavonden en zaterdagen kunnen worden vermeden. Omdat alle afspraken digitaal worden vastgelegd heeft u goed inzicht in het aantal afspraken per dag of week en per filiaal of regio. Met deze informatie kunt u de beschikbare capaciteit optimaal inregelen waardoor de wachttijden korter worden.

Online afspraken leidt tot hogere klanttevredenheid, meer aankopen en operationele voordelen

De consument koopt de ene keer online, de andere keer in de winkel. Hij wordt steeds meer een cross channel koper. Hoewel de rol van internet toeneemt, zal de fysieke winkel niet verdwijnen. 
Bekijk het hele verhaal


Online afspraken voor onderwijsinstellingen

Online afspraken voor onderwijs

Reflex Appointment is een uitkomst voor onderwijsinstellingen. Uw klanten - leerlingen, studenten of ouders - kunnen met dit programma op een gemakkelijke manier online een afspraak maken. Het scheelt uw organisatie veel tijd en u kunt u de klantenstroom in goede banen leiden. Diverse basisscholen, ROC’s, HBO-opleidingen en universiteiten gebruiken hiervoor Reflex software.

Basisschool: afspraken voor 10-minutengesprekken

Basisscholen organiseren twee of drie keer par jaar een rapportbespreking tussen ouders en een leraar, vaak 10-minutengesprek genoemd. Reflex Appointment is een handig en gebruiksvriendelijk systeem om die grote hoeveelheid afspraken online te maken.

MBO intakegesprekken kanaliseren

ROC’s bieden een breed scala aan opleidingen aan. Om de studenten te adviseren bij het maken van de juiste studiekeuze vinden zogenaamde matching- of intakegesprekken plaats. Het gaat daarbij om honderden en soms wel duizenden afspraken per jaar. Onze online afsprakensoftware biedt hiervoor een perfecte oplossing. Zie bijvoorbeeld het Deltion College in Zwolle.

Hogescholen en universiteit: veelheid aan afspraken

Op universiteiten en hogescholen worden heel veel afspraken gemaakt tussen studenten en afdelingen en faculteiten. Denk aan spreekuren voor bepaalde vakken, (jaar)gesprekken met studieadviseurs of adviesgesprekken met buitenlandse studenten. Of aan inschrijving voor gastlessen of kennismaking met stagebedrijven (met bijvoorbeeld een limiet van vier gesprekken per dag).

Diverse hogescholen en universiteiten gebruiken het Reflex afsprakensysteem, zoals de Radboud Universiteit Nijmegen en de Erasmus Universiteit Rotterdam.

Intakegesprekken geautomatiseerd

Het Deltion College in Zwolle biedt ruim 225 verschillende mbo-opleidingen, cursussen en trainingen aan. In een beroepsopleidende leerweg (BOL), een beroepsbegeleidende leerweg (BBL) of in zogenaamde deeltrajecten. Om alle voor aankomende en zittende studenten op de juiste manier te informeren en adviseren over al die mogelijkheden is het Studenten Succes Centrum (SSC) opgericht. Lees verder

 

Lees verder

Het Deltion College in Zwolle biedt ruim 225 verschillende mbo-opleidingen, cursussen en trainingen aan. In een beroepsopleidende leerweg (BOL), een beroepsbegeleidende leerweg (BBL) of in zogenaamde deeltrajecten. Om alle voor aankomende en zittende studenten op de juiste manier te informeren en adviseren over al die mogelijkheden is het Studenten Succes Centrum (SSC) opgericht.

Dit SSC regelt jaarlijks ruim 6000 intakegesprekken, die worden gevoerd door ervaren docenten. Het Deltion College gebruikt Reflex Appointment XL om deze grote hoeveelheid afspraken online in goede banen te leiden.

Met als groot voordeel dat dit centraal kan worden geregeld, voor alle opleidingen. De intake-docenten loggen zelf in om hun agenda-mogelijkheden aan te geven en hun afspraken te synchroniseren. Een efficiëntere manier van werken, die een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert.


Verbeter uw klantcontact

Online afspraken voor dienstverlenende organisaties

Reflex heeft met Appointment een afsprakensysteem ontwikkeld voor grotere organisaties - al dan niet met meerdere vestigingen - in de dienstverlening en (semi)overheid, die veel klantencontacten hebben. Bijvoorbeeld een ziekenhuis of een onderwijsinstelling. Uw klanten kunnen op een gemakkelijke manier online een afspraak maken, het scheelt uw organisatie veel tijd en u kunt u de klantenstroom in goede banen leiden.




Minder vrije inloop, meer op afspraak

Hogere kwaliteit en efficiëntere service. Veel organisaties werken met een multichannel strategie om dat te realiseren. De afsprakenmodule van Reflex Online is daar een belangrijk onderdeel van. Steeds meer instellingen, zoals bijvoorbeeld DUO en Kamer van Koophandel Nederland, werken steeds minder met 'vrije inloop'  en werken steeds meer op afspraak.

Maatwerk 

Vrijwel ieder denkbaar afspraken-scenario is mogelijk. Reflex afsprakensoftware is geschikt voor organisaties met een of meerdere vestigingen, is eventueel meertalig en kan werken met meerdere tijdzones (voor internationaal opererende organisaties). Ook is de software voorzien van een rollen- en rechtensysteem dat volledig aansluit op uw gebruikersorganisatie.

Betrouwbaar en veilig

Reflex software is betrouwbaar en voorzien van up to date beveiliging, ISO gecertificeerd en volledig schaalbaar in de cloud (Windows Azure). Reflex Appointment heeft zich bewezen bij diverse grote klanten. Wij zijn uw partner bij de implementatie en helpen u om de software naar uw wensen in te richten.

Onlie afsprakensoftware helpt uw klantenstromen te managen

Wij gaan daarbij als klanten een heel eind mee in de gedachte ‘digitaal waar het kan en persoonlijk waar het moet’, maar we willen wel dat ook dat persoonlijke contact op een gemakkelijke en efficiënte manier wordt geregeld. Bekijk het hele verhaal en lees de white paper


Online afspraken voor kortstondige projecten of evenementen

Online afspraken voor kortstondige projecten of evenementen

Reflex Appointment is een handige tool voor projecten en evenementen waarbij in een korte periode veel afspraken moeten worden ingepland. Van het omwisselen van laptops of mobieltjes bij een groot bedrijf of organisatie tot een ouderavond op school. Of denk aan grote verhuizingen binnen de organisatie of de griepprik die op grote schaal wordt verstrekt door huisartsen, GGZ-instellingen en revalidatiecentra.

Uitnodiging, bevestiging, reminder

De betrokkenen, externe klanten of medewerkers van uw organisatie, ontvangen een uitnodiging per mail voor een afspraak. Het bericht vermeldt de beschikbare tijden (en andere gewenste details). De klanten of medewerkers geven aan welke dag en tijdstip hen het best schikken en ontvangen per email een bevestiging van de door henzelf gemaakte afspraak, die ook verschijnt in hun (outlook) agenda. Het systeem verstuurt een dag voor de afspraak nog een reminder.

Gemak, service, efficiency en meer inzicht

Reflex Appointment zorgt voor gemak, betere service en meer efficiency en leidt tot een hogere conversie. Ook leidt onze software tot een betere spreiding van de afspraken en een daarop afgestemde bezetting bij uw bedrijf of organisatie. Dat voorkomt wachttijden, dubbele afspraken en onnodige telefoontjes en geregel en bespaart dus tijd en kosten. Reflex Appointment voorziet u bovendien van klantgegevens en overzichten zoals aantal afspraken per dag en no show.


Zowel naar externe klanten toe als binnen de eigen organisatie

Voor een breed scala van terugkerende afspraken

Reflex Appointment is uitermate geschikt als uw bedrijf or organisatie te maken heeft met regelmatig terugkerende afspraken. Dat kan zijn naar externe klanten toe - bijvoorbeeld een garage/dealer die vaste klanten oproept voor het jaarlijkse onderhoud of de APK-keuring van hun auto of een gemeente die inwoners laat weten wanneer ze hun paspoort kunnen laten vernieuwen.

Maar ook kan dat zijn binnen uw bedrijf of organisatie - bijvoorbeeld voor de afdeling human resources management (hrm) die periodiek beoordelings- of functioneringsgesprekken, sollicitatiegesprekken, medische keuringen, en trainingen of cursussen regelt.

Uitnodiging, bevestiging, reminder

De betrokkenen, externe klanten of medewerkers van uw organisatie, ontvangen een uitnodiging per mail voor een afspraak. Het bericht vermeldt de beschikbare tijden (en andere gewenste details). De klanten of medewerkers geven aan welke dag en tijdstip hen het best schikken en ontvangen per email een bevestiging van de door henzelf gemaakte afspraak, die ook verschijnt in hun (outlook) agenda. Het systeem verstuurt een dag voor de afspraak nog een reminder.

Gemak, service, efficiency en meer inzicht

De online afsprakensoftware zorgt voor gemak, betere service en meer efficiency en leidt tot een hogere conversie. Ook leidt onze software tot een betere spreiding van de afspraken en een daarop afgestemde bezetting bij uw bedrijf of organisatie. Dat voorkomt wachttijden, dubbele afspraken en onnodige telefoontjes en geregel en bespaart dus tijd en kosten. Reflex Appointment voorziet u bovendien van klantgegevens en overzichten zoals aantal afspraken per dag en no show.

Wilt u weten wat Reflex Appointment voor u kan betekenen?

Benieuwd hoe de software eruit ziet? Wij geven u graag op afstand een online demo. Binnen een half uur kunt u beoordelen of Reflex past bij uw bedrijf.   Meldt u aan voor een demo