Nieuwe functies en nieuwe Userinterface afsprakensoftware

De afgelopen 15 jaar is Reflex steeds verder uitgebreid. Niet in de laatste plaats dankzij de ideeën en suggesties van onze klanten. In de nieuwste versie van onze software hebben we al deze functionaliteit hergroepeerd en de look-and-feel aangepast volgens de laatste standaarden.

Alle nieuwe klanten, vanaf september 2016,  gebruiken inmiddels de nieuwste versie naar volle tevredenheid. Nu is het ook tijd dat we de nieuwe versie bij onze bestaande klanten willen introduceren.

Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste verbeteringen.

  • Verwijderen van afspraken en contactgegevens.

    Veiligheid van persoonsgegevens wordt steeds belangrijker. Het onnodig bewaren van data levert onnodig risico. U kunt nu instellen hoe lang uw gegevens in de Reflex omgeving bewaard moet blijven. 

  • Nieuwe Userinterface

    We hebben alles wat te maken heeft met afspraken een prominente plek gegeven en allerlei zaken die u als klant minder vaak  gebruikt, zoals emailtemplates en afspraaksoorten, minder zichtbaar gemaakt. De ervaringen bij nieuwe klanten zijn zeer positief. Men vindt het gebruik  dermate intuïtief en eenvoudig dat wij geen handleidingen meer hoeven te maken. 




  • Geïntegreerde helpdesk 

    We hebben het gemakkelijker gemaakt om een vraag te stellen. U hoeft niet meer apart in te loggen in onze support tool, maar kunt vanuit Reflex Appointment de vraag stellen, waarbij ons antwoord naast uw vraag komt te staan. Zo dat u de vraag en het bijbehorende antwoord gemakkelijk nog een keer kunt opzoeken. U stelt als het ware uw eigen FAQ samen.




  • Dashboard 

    U ziet nu in een oogopslag welke afsprakentrends gelden voor uw bedrijf. Deze rapportages en andere handige informatie zijn binnenkort beschikbaar op uw mobiel.



  • E-mailhistorie

    Soms ontstaat er een discussie of een afspraakbevestiging nu wel of niet verzonden is. Dat is lastig voor u en voor uw klant. Wij hebben nu handige overzichten binnen Reflex Appointment opgenomen waarbij u de e-mailhistorie per klant kunt bekijken. Zichtbaar is wanneer de mail is verstuurd en wanneer die is aangekomen. Ook worden eventuele problemen weergegeven, bijvoorbeeld als het e-mailadres niet bestaat op de ontvangende server.
  • Waarschuwing als Openingstijden gaan verlopen

    Reflex helpt u bij het op de juiste manier inrichten van uw afsprakensysteem. Maar eenmaal ingericht bestaat de kans dat in de loop van de tijd niet meer de juiste beschikbaarheid is ingesteld. Wij hebben nu ingebouwd dat we u kunnen waarschuwen over Openingstijden die binnen nu en 30 dagen zullen verlopen.
  • Eenvoudig her-plannen van afspraken via Drag and Drop

    Het verplaatsen van afspraken naar een andere medewerker of tijdstip is nu heel gemakkelijk via een drag- en dropfunctionaliteit. U klikt op de afspraak en verplaatst deze naar juiste medewerker en/of tijdstip. U kunt de afspraken alleen verplaatsen naar medewerkers die geschikt zijn voor de afspraak die u wilt verplaatsen.
  • Kleuren per Activiteit zichtbaar in de Dagagenda en Periodeagenda

    Bij veel afspraaksoorten/Activiteiten kan het gemakkelijk zijn om in een oogopslag te zien welke afsprakensoorten zijn ingepland. Bijvoorbeeld in geval van garages hoeveel grote beurten versus kleine beurten of APK Keuringen.



  • De dagenda verticaal of horizontaal

    U kunt ook kiezen of u de dagagenda horizontaal weergeeft of verticaal. Deze laatste variant lijkt meer op de Outlook weergave. 

 

Een aantal van de functies die hieronder zijn beschreven zijn ook in huidige versie van onze software aanwezig, maar misschien aan uw aandacht ontsnapt.

  • Nieuwe online afsprakenschermen voor Mobiel

    Meer dan 50 % van het website bezoek gebeurt via een mobieltje. Reflex Appointment heeft daarom haar publieke schermen voor de mobiele telefoon aangepast. De belangrijkste verschillen zijn hieronder aangegeven.



  • Labels aanpassen in de Backend

    We bieden de mogelijkheid om de termen binnen de backend van ons systeem aan te sluiten aan uw terminologie. Bijvoorbeeld: uw medewerkers zijn geen objecten meer maar medewerkers en uw vergaderzalen zijn vergaderzalen ipv objecten.

  • Bijlage per soort afspraak? Of activiteit

    We maken het nu mogelijk om soort afspraak bijlages mee te sturen bij de afspraakbevestiging. meesturen in bevestigingen. Bijvoorbeeld een extra vragenlijst als het een intakegesprek betreft of een routebeschrijving als het een afspraak op kantoor betreft.

  • Betaalde afspraken en online betalingen via Buckaroo

    Uw klanten kunnen nu ook betaalde afspraken maken via de website. Per activiteit kunt u een tarief bepalen. Dankzij de koppeling met Buckaroo is het ook mogelijk de afspraken online te laten betalen (via Ideal, Visacard en vele andere betalingsmogelijkheden.

  • Uitnodigingen versturen

    Reflex Appointment wordt ook ingezet voor het organiseren van evenementen bijvoorbeeld omwisselen van laptops of mobiele telefoons. Waarbij in enkele dagen soms duizenden afspraken worden ingepland. Zie ook op onze site.

    Ook kunt u uw klanten uitnodigen voor een herhaalafspraak bijvoorbeeld een oogmeting of een apk-keuring.
    Wij hebben een mailingtool ontwikkeld waarbij u uw klanten kunt uitnodigen om een afspraak in te plannen. Men hoeft dan niet meer de contactgegevens in te vullen en men kan een afspraak inplannen bij de juiste persoon op de juiste locatie.
    Ook kan eenvoudig worden bijgehouden wie zich al heeft ingepland en kan men een reminder sturen naar de mensen die dat nog niet hebben gedaan.
  • Koppelingen met Outlook/Google Calendar

    Uw medewerkers gebruiken net als de meeste mensen Outlook en Google Calendar om hun afspraken te plannen. Met de koppeling tussen Reflex Appointment en de persoonlijke agenda kunnen ze dat blijven doen. Binnen Reflex geeft u aan wat de beschikbare tijden zijn waarop uw medewerkers ingepland kunnen worden. Mochten uw collega’s binnen die  ‘openingstijden’ een afspraak inplannen voor bijvoorbeeld tandarts of managementoverleg dan vertaalt zich dat in non-beschikbaarheid in Reflex en dus uw website. Reflex ziet niet waarvoor men afspraken maakt maar ziet alleen dat men niet beschikbaar is.
  • Veiligheid van persoonsgegevens

    De eisen van onze klanten met betrekking tot veiligheid van persoonsgegevens worden steeds strenger. Wij hechten hier het grootste belang aan. Wij hosten onze software bij Windows Azure van Microsoft, een partij die voldoet aan alle ISO normen.  Jaarlijks laten we Pentesten uitvoeren door een onafhankelijk bureau, om te zorgen dat we altijd voldoen aan de laatste eisen.

Altijd overzicht in uw afspraken?

Dat kan! En nog gemakkelijk ook. Wilt u weten hoe? We laten u zien hoe u agenda's op een veilige manier online kunt maken. Dat bespaart u en uw klanten veel tijd bij het maken van afspraken.Plan nu een afspraak